Suplidos en una factura: qué son, cómo se facturan y cómo tributan

Cómo se ponen los suplidos en una factura

La DGT pide que los suplidos se muestren en tu factura, separados de tus servicios. El Reglamento de facturación no les fija un rótulo: basta con un bloque aparte, como «Suplidos». Puedes hacerlo así:

1. Tus honorarios: pon la base (el importe sin IVA), el IVA, la retención de IRPF si el cliente te retiene y el total.
2. Cada suplido, aparte: pon su concepto y su importe exacto, sin sumarle IVA ni retención. Si el gasto llevaba IVA, va con el IVA dentro. Tus viajes de trabajo a nombre del cliente también van aparte y sin IVA, pero llevan retención si te retienen.
3. Total a pagar: suma el total de tus honorarios y los suplidos.
4. Justificantes: da al cliente el original a su nombre y guarda una copia.

Te retiene el cliente obligado: una empresa, otra entidad o un autónomo que te paga dentro de su actividad. Un particular no te retiene y, en general, una empresa o un autónomo de otro país sin establecimiento permanente en España (como una oficina o una sucursal) tampoco. Si eres profesional, en general es el 15 % de tus honorarios sin IVA. El año en que empiezas y los dos siguientes puede ser el 7 %, si el año anterior al inicio no tuviste actividad profesional y se lo comunicas al cliente. Son los porcentajes vigentes en octubre de 2026. El resto de datos está en cómo hacer una factura de autónomo.

Ejemplo de factura con suplidos

Datos inventados: Marta trabaja como gestora administrativa, una actividad profesional (grupo 722 del IAE, el epígrafe con el que se dio de alta). Cobra a una empresa 200 euros de honorarios y, por encargo suyo y a su nombre, pagó una tasa de 60 euros y una mensajería de 72,60 euros (60 más 12,60 de IVA). Con los porcentajes de octubre de 2026, su factura queda así:

El IVA y la retención salen solo de los honorarios. Si metes los suplidos en la base, salen 27,85 euros de IVA y 19,89 de retención que no tocan:

Ese IVA mal calculado se corrige con una factura rectificativa.

Cómo tributan los suplidos

Si los cobras tú, los suplidos no son un ingreso de tu actividad, sino un gasto de tu cliente. Por eso no cambian tu IVA ni tu IRPF. El resto lo tienes en los impuestos que paga un autónomo.

En el IVA

No les sumas IVA y no forman parte de tu IVA repercutido, el que cobras y declaras en tu modelo 303. Tampoco es correcto llamarlos «exentos»: la ley dice que no entran en la base imponible y la DGT, que son una operación «no sujeta» al IVA.

Si el gasto llevaba IVA, va dentro del suplido y tú no te lo deduces nunca. Lo deduce tu cliente como IVA soportado con la factura original a su nombre, si es empresa o autónomo y cumple los requisitos.

📍 En el País Vasco y Navarra el IVA sigue las mismas normas, así que la regla es la misma. En Canarias, el IGIC tiene la misma regla y un requisito más: contabilizar los suplidos en cuentas específicas. En Ceuta y Melilla no hay IVA y esta guía no cubre su impuesto.

En el IRPF y en tus libros

Lo que cobras como suplido no es rendimiento de tu actividad, sino un gasto de tu cliente que pagas con el dinero que te adelanta o te reembolsa. Por eso no lleva retención, aunque tu cliente esté obligado a retener.

La excepción son tus propios viajes de trabajo (transporte, hotel y comidas). Aunque la factura salga a nombre del cliente, para el IRPF la DGT los cuenta como parte de lo que cobras por tu trabajo, porque el gasto lo haces tú al desplazarte. Por eso llevan retención si tu cliente está obligado a retener.

Si eres profesional en estimación directa (tu IRPF se calcula con tus ingresos y gastos reales), anota por separado cada provisión de fondos y cada suplido en el libro registro de provisiones de fondos y suplidos, uno de tus libros registro. La retención y los libros son del IRPF común: en el País Vasco y Navarra siguen su norma foral.

Suplido y provisión de fondos: en qué se diferencian

La provisión de fondos es el dinero que tu cliente te adelanta para pagar gastos en su nombre y, a veces, tus honorarios. Cada parte tributa distinto:

• La que adelanta tus honorarios es un pago anticipado. Lleva IVA desde que la cobras y tienes que hacer factura de ese anticipo. También lleva retención si el cliente está obligado a retener.
• La que es para gastos en nombre del cliente puede ser suplido si cumple los requisitos. Entonces no lleva IVA ni retención.

Si te adelanta una sola cantidad para tus honorarios y para los gastos, sin separar, la DGT la trata entera como un pago anticipado: lleva IVA desde que la cobras.

Si cobraste IVA por una parte que resultó ser suplido, corrígelo con una factura rectificativa en cuanto te des cuenta, y siempre antes de que pasen cuatro años desde el devengo, que aquí es el día en que cobraste. Para recuperar ese IVA tienes dos vías: restarlo en tu modelo 303 del trimestre en que rectificas o en los de los doce meses siguientes, y en ese caso devuelves al cliente lo que le cobraste de más, o pedir a Hacienda la rectificación de la autoliquidación.

Errores frecuentes con los suplidos

• Cobrar como suplido un gasto a tu nombre, como tu desplazamiento: va en la base, con IVA y, si te retienen, con retención.
• Meter el suplido en la base, con lo que le sumas IVA y retención: corrígelo con una factura rectificativa.
• Deducirte el IVA de un suplido: lo deduce tu cliente, si puede.
• Cobrar más de lo que pagaste: deja de ser suplido. Tu gestión va aparte, como honorarios.
• Cobrar sin IVA la provisión que adelanta tus honorarios: esa parte lleva IVA y, si te retienen, retención. Si ya la cobraste así, haz la factura del anticipo con su IVA (o la rectificativa, si la hiciste sin él) y corrige el modelo 303 del trimestre en que la cobraste, con el recargo y los intereses que correspondan. No lo dejes pasar: un año después del cobro pierdes el derecho a repercutir ese IVA al cliente, pero tienes que ingresarlo igual.

Fuente oficial

• BOE: Ley del IVA, Reglamento de facturación, Ley del IRPF, Reglamento del IRPF, Orden HAC/773/2019, Ley 20/1991 del IGIC y Estatuto de los Trabajadores.
• Dirección General de Tributos: consultas V2349-09, V0869-10, V2731-11, V0204-14, V3616-15, V1235-23 y V2926-23.
• Agencia Tributaria: modelo 303.

Suplidos sin líos, en cuatro ideas

• Un suplido es lo que pagas en nombre de tu cliente, por encargo suyo, y le cobras por el importe exacto.
• Si el gasto está a tu nombre, no es suplido: lleva el IVA de tu servicio y, si te retienen, retención.
• Va en la factura aparte, sin sumarle IVA ni retención. Si el gasto llevaba IVA, no te lo deduces tú.
• La provisión que adelanta tus honorarios sí lleva IVA y, si te retienen, retención.

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