Un autónomo persona física no lleva contabilidad mercantil salvo que esté en estimación directa normal con una actividad de carácter mercantil. Lo habitual es llevar libros registro del IRPF: ventas e ingresos, compras y gastos y bienes de inversión, más el de provisiones de fondos y suplidos si eres profesional. Se totalizan por trimestres, se conservan mientras no prescriba y se exhiben si Hacienda los requiere. Todo esto es territorio común: en Bizkaia, Gipuzkoa, Araba/Álava y Navarra los libros y el sistema de facturación los fija la hacienda foral.
¿Te han dicho que como autónomo tienes que llevar contabilidad y ya te imaginas asientos, balances y un plan contable de seiscientas páginas? Respira. La contabilidad para autónomos casi nunca es eso.
Para la mayoría de autónomos personas físicas, lo que Hacienda exige son unos libros registro del IRPF: apuntar lo que facturas, lo que te gastas y lo que inviertes, con un contenido tasado y unos plazos concretos. Contabilidad mercantil de verdad solo la lleva una minoría.
Hoy te explicamos qué libros te tocan según tu régimen de estimación, qué se anota en cada uno, cuánto tiempo hay que guardarlo todo y qué cambia con Verifactu. Sin volverte loco.
Un aviso antes de empezar: aquí hablamos de las obligaciones de territorio común. Si tu domicilio fiscal está en Bizkaia, Gipuzkoa, Araba/Álava o Navarra, tus libros y tu sistema de facturación los fija tu hacienda foral y lo que viene a continuación no te sirve. Y si tu actividad está en Canarias, Ceuta o Melilla, el bloque de IVA tampoco va contigo.
Depende de a qué llamemos contabilidad, y aquí es donde se lía todo el mundo. La norma distingue dos mundos que no son lo mismo.
Por un lado está la contabilidad ajustada al Código de Comercio, la de verdad: libro de Inventarios y Cuentas anuales y libro Diario, con el Plan General de Contabilidad detrás. El artículo 25 del Código de Comercio obliga a todo empresario a llevar una contabilidad ordenada y adecuada a su actividad, y el artículo 28 detalla qué va en cada libro. El de Inventarios y Cuentas anuales se abre con el balance inicial, recoge al menos trimestralmente los balances de comprobación con sumas y saldos y termina con el inventario de cierre y las cuentas anuales. El Diario registra día a día todas las operaciones, aunque se admite la anotación conjunta por períodos no superiores al trimestre si el detalle consta en otros libros concordantes.
Por otro lado están los libros registro del IRPF, que son cuatro columnas bien puestas y poco más. Esto es lo que lleva la inmensa mayoría de autónomos.
¿Quién cae en el primer mundo? Sale de leer juntos dos apartados. El artículo 68.2 del Reglamento del IRPF obliga a llevar contabilidad ajustada a lo dispuesto en el Código de Comercio a los contribuyentes que desarrollen actividades empresariales cuyo rendimiento se determine en la modalidad normal del método de estimación directa. Y el artículo 68.3 rebaja esa exigencia: no obstante lo anterior, cuando la actividad empresarial realizada no tenga carácter mercantil de acuerdo con el Código de Comercio, las obligaciones contables se limitan a llevar libro registro de ventas e ingresos, libro registro de compras y gastos y libro registro de bienes de inversión.
Traducido: la contabilidad mercantil completa solo se la lleva quien cumple las dos cosas a la vez, estimación directa normal y actividad de carácter mercantil.
⚠️ Si tu actividad tiene o no carácter mercantil según el Código de Comercio no se resuelve con una lista cerrada. Si estás en estimación directa normal y tienes dudas, no lo decidas a ojo: consúltalo antes de montarte la contabilidad.
Y hay una regla que se salta mucha gente. El artículo 68.10 del Reglamento del IRPF establece que, salvo los empresarios en estimación directa normal con actividad mercantil, el resto de contribuyentes con actividades económicas llevan los libros registro del IRPF aunque además lleven contabilidad ajustada al Código de Comercio. Llevar contabilidad no te libera de los libros.
Otra cosa que conviene tener presente: si has estado de alta en el RETA en cualquier momento del año, tienes que declarar sí o sí. El artículo 96.2 de la Ley del IRPF obliga a presentar la declaración a todas las personas físicas que en cualquier momento del período impositivo hayan estado de alta como trabajadores por cuenta propia, con independencia de sus ingresos. Por eso los libros no son opcionales: son de donde sale tu declaración.
Aquí está el meollo de la contabilidad de autónomos. Lo que te toca no depende de lo que factures a secas, sino de tu régimen de estimación y de si eres empresario o profesional.
Antes de nada, recuerda la diferencia entre regímenes. En estimación directa tributas por la diferencia real entre ingresos y gastos, y tiene dos modalidades: normal y simplificada. En estimación objetiva, los famosos módulos, el rendimiento se calcula con unos parámetros fijados por Hacienda.
La modalidad simplificada de estimación directa se aplica, según el artículo 28 del Reglamento del IRPF, cuando no tributas en estimación objetiva, el importe neto de la cifra de negocios del conjunto de tus actividades no superó los 600.000 euros en el año anterior y no has renunciado a la modalidad.
Este es el cuadro que publica la propia Agencia Tributaria en su manual práctico de Renta:
| Situación | Qué estás obligado a llevar |
|---|---|
| Empresario en estimación directa normal con actividad mercantil | Contabilidad del Código de Comercio y del Plan General de Contabilidad: libro de Inventarios y Cuentas anuales y libro Diario |
| Empresario en estimación directa normal sin actividad mercantil, o en estimación directa simplificada | Libro registro de ventas e ingresos, libro registro de compras y gastos y libro registro de bienes de inversión |
| Profesional en estimación directa, en cualquiera de sus modalidades | Libro registro de ingresos, libro registro de gastos, libro registro de bienes de inversión y libro registro de provisiones de fondos y suplidos |
| Estimación objetiva (módulos) | Facturas emitidas y recibidas y justificantes de los módulos aplicados. Además, libro de bienes de inversión si deduces amortizaciones y libro de ventas e ingresos si el rendimiento se calcula por volumen de operaciones |
Traducido: si eres profesional en estimación directa, tu lista son cuatro libros, porque se te suma el de provisiones de fondos y suplidos. Si eres empresario, son tres. Y en módulos la carga es mucho más ligera, aunque nunca llega a ser cero.
En estimación objetiva, según el artículo 7 de la Orden HAC/773/2019, el libro de bienes de inversión solo aparece cuando deduces amortizaciones, y el de ventas e ingresos cuando el rendimiento neto se determina en función del volumen de operaciones, que es el caso de las actividades agrícolas, ganaderas, forestales accesorias y de transformación de productos naturales. En todo caso hay que conservar las facturas emitidas y recibidas y los justificantes de los módulos aplicados.
💡 Si trabajas en estimación directa simplificada y amortizas bienes, échale un ojo a las tablas de amortización de estimación directa simplificada, que son las que alimentan tu libro de bienes de inversión.
Un último apunte para quien trabaja en comunidad de bienes o sociedad civil: el artículo 8 de la Orden HAC/773/2019 establece que las entidades en régimen de atribución de rentas llevan unos únicos libros obligatorios correspondientes a la actividad realizada, sin perjuicio de que después los rendimientos se atribuyan a socios, herederos, comuneros o partícipes.
Esto no es un cuaderno libre. La Orden HAC/773/2019 fija el contenido exacto de cada libro, y de ahí no te puedes salir.
Libro registro de ventas e ingresos (artículo 2). Por cada factura emitida:
Libro registro de compras y gastos (artículo 3). Lo mismo, pero al revés: número y serie de la factura recibida, fechas, identificación y NIF del expedidor, concepto con el desglose de gastos fiscalmente deducibles del último modelo de IRPF aprobado, base imponible, tipo y cuota de IVA, importe que consideras gasto a efectos de IRPF y, en su caso, la retención practicada.
Hay un atajo legal que ahorra muchísimo trabajo. El artículo 3.3 permite un asiento resumen global de las facturas recibidas en una misma fecha y de un único proveedor, siempre que el importe total conjunto no exceda de 6.000 euros con el IVA no incluido y que ninguna factura individual supere los 500 euros, también sin IVA.
📌 Ejemplo: en un mismo día recibes de tu proveedor de material cuatro facturas de 120, 250, 300 y 410 euros sin IVA. Suman 1.080 euros y ninguna pasa de 500, así que puedes meterlas en un solo apunte resumen en lugar de en cuatro líneas.
Libro registro de bienes de inversión (artículo 4). Aquí van los elementos afectos a tu actividad que amortizas. Por cada bien hay que recoger el número de factura o documento aduanero, la fecha en que el elemento está en condiciones de funcionamiento, la descripción, el NIF del proveedor, el valor de adquisición y el valor amortizable, el método de amortización, el porcentaje y la cuota de amortización de cada período, la amortización acumulada y, cuando llegue, la baja o transmisión del bien.
Libro registro de provisiones de fondos y suplidos (artículo 6.3). Este es exclusivo de profesionales y es el que más se olvida. Se anota el número de anotación, la naturaleza del movimiento, es decir si es provisión o suplido, las fechas, el importe, la identificación y NIF del pagador o perceptor y el número de la factura que refleje la operación.
Si te pierdes con las retenciones que tienes que reflejar, te lo contamos con detalle en nuestra guía sobre facturas con IRPF. Y si quieres cuadrar la base imponible de una factura antes de anotarla, tienes nuestra calculadora de base imponible.
Vamos con la parte práctica, que es la que más dudas genera: cómo se llevan estos libros y cuándo hay que apuntar cada cosa.
Los requisitos formales están en el artículo 9 de la Orden HAC/773/2019 y son de sentido común, pero conviene tenerlos delante:
Sobre el soporte, la norma es deliberadamente abierta: pueden llevarse por cualquier procedimiento, incluido el electrónico o informático, y en ese caso hay que conservar los programas, ficheros y archivos que les sirvan de soporte. La orden no nombra ninguna herramienta ni formato concreto, así que lo relevante no es con qué los lleves, sino que cumplan el contenido y los requisitos formales y que puedas conservar el soporte.
Dos reglas de organización que se pasan por alto a menudo. Si realizas varias actividades económicas, el artículo 9.4 obliga a llevar libros registro independientes para cada una. Y si eres empresario en estimación directa simplificada y titular de varios establecimientos, el artículo 1.2 te permite llevar los libros en cada uno anotando por separado sus operaciones, siempre que los asientos resúmenes se trasladen a los libros registro generales que debes llevar en tu domicilio fiscal. Es una regla del artículo 1 de la orden, que va referida a esa modalidad, así que si estás en otro perfil consúltalo antes de organizarte así.
Ahora los plazos de anotación, que es donde más gente va tarde. Según el artículo 10, las operaciones deben estar asentadas antes de que finalice el plazo para declarar e ingresar el pago fraccionado correspondiente. Las operaciones sin factura se anotan en el plazo de siete días desde que se realizan si ese plazo resulta menor. Y las facturas recibidas se anotan por orden de recepción, dentro del período impositivo en que proceda su deducción.
¿Y si te equivocas? El artículo 11 pide rectificar inmediatamente en cuanto adviertas el error, mediante una anotación o grupo de anotaciones que permita determinar, por cada trimestre de liquidación del pago fraccionado, la totalidad de ingresos y gastos del período. Nada de tachar y volver a escribir encima.
El calendario, entonces, lo marcan tus trimestrales, y el modelo depende de tu régimen. El calendario del contribuyente 2026 de la Agencia Tributaria los separa: en estimación directa, modelo 130; en estimación objetiva, modelo 131. Los plazos son los mismos y los fija el artículo 111.1 del Reglamento del IRPF: entre el 1 y el 20 de abril, julio y octubre para los tres primeros trimestres, y entre el 1 y el 30 de enero para el cuarto. Si no sale cantidad a ingresar, se presenta declaración negativa.
El importe sale directo de tus libros, y el porcentaje depende del método:
💡 Si eres profesional, ojo al artículo 109.2: no estás obligado a presentar pago fraccionado si en el año natural anterior al menos el 70 por ciento de los ingresos de tu actividad fueron objeto de retención o ingreso a cuenta.
Y hay una obligación que nace del propio libro de gastos y que se olvida mucho. Si anotas una retención practicada al emisor de una factura, esa retención no es tuya: hay que declararla e ingresarla. El calendario del contribuyente 2026 de la Agencia Tributaria sitúa hasta el 20 de abril la presentación del primer trimestre de retenciones e ingresos a cuenta de rendimientos del trabajo y de actividades económicas, que es el modelo 111, y de rentas de arrendamiento de inmuebles urbanos, que es el modelo 115. Los tres trimestres siguientes van en julio, octubre y enero. Y en IVA, además de las autoliquidaciones trimestrales, hasta el 30 de enero se presenta el resumen anual, que es el modelo 390.
Un detalle de la estimación directa simplificada que conviene conocer: el artículo 30, regla 2.ª, cuantifica las provisiones deducibles y gastos de difícil justificación aplicando el 5 por ciento sobre el rendimiento neto, con un máximo de 2.000 euros anuales. No se aplica si optas por la reducción del artículo 26.1 del Reglamento.
Antes de entrar, un aviso de territorio. El artículo 3 de la Ley del IVA excluye de su ámbito, en el Reino de España, a Ceuta y Melilla en cuanto territorios no comprendidos en la Unión Aduanera y a Canarias en cuanto territorio excluido de la armonización de los impuestos sobre el volumen de negocios. Si tu actividad está ahí, lo que viene sobre IVA y sobre el modelo 303 no va contigo: te toca el Impuesto General Indirecto Canario en Canarias, con su propio reglamento de gestión, y el Impuesto sobre la Producción, los Servicios y la Importación en Ceuta y Melilla.
No exactamente, aunque se pueden aprovechar. El artículo 62.1 del Reglamento del IVA obliga con carácter general a empresarios y profesionales sujetos pasivos de IVA a llevar libro registro de facturas expedidas, de facturas recibidas, de bienes de inversión y de determinadas operaciones intracomunitarias. El artículo 62.2 excluye de esos libros a las actividades acogidas a los regímenes especiales simplificado, de agricultura, ganadería y pesca y de recargo de equivalencia, con las salvedades establecidas en las normas reguladoras de dichos regímenes especiales. Y esas salvedades no son un detalle: en régimen simplificado, el artículo 40.1 del mismo Reglamento obliga a llevar un libro registro de facturas recibidas en el que se anotan las adquisiciones e importaciones de bienes y servicios por los que se haya soportado o satisfecho el impuesto, y añade que quien esté acogido por actividades cuyos índices o módulos operen sobre el volumen de ingresos realizado tiene que llevar además un libro registro con las operaciones efectuadas.
La buena noticia la da el artículo 12 de la Orden HAC/773/2019: los libros registro del IRPF pueden servir también a efectos de IVA siempre que cumplan los requisitos del Reglamento del IVA, y a efectos del IGIC en los términos previstos para Canarias. Un solo juego de libros bien hecho te vale para las dos cosas.
Los plazos de IVA van por su lado. Las autoliquidaciones trimestrales del modelo 303 se presentan durante los veinte primeros días naturales del mes siguiente al trimestre, salvo la del último período del año, que se presenta durante los treinta primeros días naturales de enero. En IVA las operaciones tienen que estar anotadas antes de que finalice el plazo legal de liquidación e ingreso en período voluntario, y las operaciones sin factura, en siete días si ese plazo es menor.
El período de liquidación es el trimestre natural, pero pasa a ser mensual, entre otros supuestos, cuando el volumen de operaciones del año natural anterior haya excedido de 6.010.121,04 euros. Y quien liquida mensualmente está obligado a llevar los libros de IVA a través de la Sede electrónica de la Agencia Tributaria mediante el Suministro Inmediato de Información. El resto de empresarios y profesionales puede acogerse de forma voluntaria.
Si quieres el detalle de cada presentación, lo tienes en nuestra guía de la declaración trimestral para autónomos, con sus versiones específicas de IRPF y de IVA.
Llevar los libros es la mitad del trabajo. La otra mitad es guardarlos y poder enseñarlos.
El artículo 13 de la Orden HAC/773/2019 obliga a conservar durante el plazo máximo de prescripción todos los justificantes, facturas y demás documentos acreditativos de las operaciones, gastos e ingresos anotados en los libros registro, y a exhibirlos a la Administración tributaria cuando te los requiera. El artículo 68.1 del Reglamento del IRPF va en la misma línea.
¿Y cuánto es ese plazo? El artículo 66 de la Ley General Tributaria fija la prescripción general en cuatro años, tanto para el derecho de la Administración a liquidar como para tu derecho a solicitar devoluciones. Pero cuidado con contar cuatro años desde la fecha de una factura y tirarla, porque hay una regla que alarga la obligación. El artículo 70.3 de esa misma ley establece que la obligación de justificar la procedencia de los datos que tengan su origen en operaciones realizadas en períodos impositivos prescritos se mantiene durante el plazo de prescripción del derecho para determinar las deudas tributarias afectadas por la operación correspondiente.
Traducido a tu libro de bienes de inversión: la factura de compra de un bien que sigues amortizando tienes que poder enseñarla mientras no prescriban los ejercicios en los que te deduces esa amortización, aunque el año de la compra ya esté prescrito.
Cuidado con una excepción: quien está sujeto al Código de Comercio tiene un plazo más largo. Su artículo 30 obliga a los empresarios a conservar los libros, la correspondencia, la documentación y los justificantes de su negocio, debidamente ordenados, durante seis años a partir del último asiento realizado en los libros. Y el artículo 27 exige presentar los libros obligatorios en el Registro Mercantil del domicilio para su legalización, que cuando se hace sobre hojas que después se encuadernan debe producirse antes de que transcurran cuatro meses desde el cierre del ejercicio.
Del lado de las facturas, el Reglamento de facturación obliga en su artículo 2 a expedir factura y copia por las entregas de bienes y prestaciones de servicios de tu actividad, incluidas las no sujetas y las sujetas pero exentas, y en todo caso cuando el destinatario sea otro empresario o profesional que actúe como tal o cuando te la exija para ejercer un derecho de naturaleza tributaria. Su artículo 19 obliga a conservar las facturas recibidas y las copias o matrices de las emitidas, con su contenido original y ordenadamente, durante el plazo previsto en la Ley General Tributaria.
Incumplir las obligaciones contables y registrales es infracción tributaria grave. El artículo 200 de la Ley General Tributaria pone precio a cada supuesto:
Si usas un programa para facturar, esto te toca. El Real Decreto 1007/2023 se aplica, según su artículo 3, a los contribuyentes del IRPF que desarrollen actividades económicas y utilicen sistemas informáticos de facturación, aunque solo los usen para una parte de su actividad. No se aplica a quienes ya llevan los libros registro por el Suministro Inmediato de Información del artículo 62.6 del Reglamento del IVA.
Las fechas se movieron. Tras la modificación operada por el Real Decreto-ley 15/2025, de 2 de diciembre, los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades deben tener adaptados sus sistemas informáticos de facturación antes del 1 de enero de 2027, y el resto de obligados, entre ellos los autónomos personas físicas con actividad económica, antes del 1 de julio de 2027.
Ojo con el territorio, porque aquí se decide todo. El artículo 1.3 del Reglamento establece que, en relación con los territorios históricos del País Vasco y con la Comunidad Foral de Navarra, el Reglamento se aplica a los obligados tributarios del artículo 3 cuando tengan su domicilio fiscal en territorio común. Es decir: si tu domicilio fiscal está en un territorio foral, Verifactu no te aplica y lo que manda es la normativa de tu hacienda foral, que va por su cuenta y con sus propios plazos.
En Bizkaia, sin ir más lejos, la Diputación Foral describe Batuz como la estrategia de asistencia y control de la tributación de todas las empresas y autónomos sujetos a la normativa de Bizkaia con independencia de su tamaño, y lo forman el software garante de facturación TicketBAI y el Libro Registro de Operaciones Económicas (LROE), que se anota en la sede electrónica de la Hacienda Foral de Bizkaia. El calendario de implantación definitiva que fija la Norma Foral 8/2023, de 22 de noviembre, arranca para las personas físicas el 1 de julio de 2024 y se cierra el 1 de enero de 2026 según la actividad, así que a día de hoy ya está en vigor.
Si tu domicilio fiscal está en Gipuzkoa, empieza por nuestra guía sobre qué es TicketBAI en Gipuzkoa. Y si estás en Araba/Álava o en Navarra, pregunta directamente a tu hacienda foral antes de dar por buena ninguna de las fechas de este apartado: sus calendarios y sus libros son los suyos.
Y hay una sanción propia para el software, que no está en el artículo 200 sino en el artículo 201 bis de la Ley General Tributaria. Ese artículo tipifica como infracción grave la tenencia de sistemas o programas informáticos o electrónicos que no se ajusten a lo establecido en el artículo 29.2.j) de esa ley cuando no estén debidamente certificados teniendo que estarlo por disposición reglamentaria, o cuando se hayan alterado o modificado los dispositivos certificados. La sanción es multa pecuniaria fija de 50.000 euros por cada ejercicio.
📅 Contexto de calendario: según el calendario del contribuyente 2026 de la Agencia Tributaria, el plazo de presentación de la declaración anual de Renta y Patrimonio 2025 fue del 8 de abril al 30 de junio de 2026. Cerrado ese plazo, lo que anotes en tus libros alimenta tus pagos fraccionados del ejercicio en curso y la declaración de ese ejercicio, que se presenta en la campaña del año siguiente.
Si te quedas solo con lo esencial, que sea esto. Primero: contabilidad mercantil y libros registro no son lo mismo. La contabilidad del Código de Comercio solo la lleva el empresario en estimación directa normal con actividad mercantil. El resto de autónomos personas físicas se maneja con libros registro del IRPF.
Segundo: los libros que te tocan dependen de tu régimen y de si eres empresario o profesional. Tres libros para el empresario en directa normal no mercantil y en directa simplificada, cuatro para el profesional en directa y una carga mucho más ligera en módulos, donde en todo caso hay que conservar facturas y justificantes.
Tercero: el contenido de cada libro está tasado en la Orden HAC/773/2019. Nada de columnas a tu gusto. Y todo se totaliza por trimestres y años naturales.
Cuarto: los plazos los marcan tus trimestrales. Todo tiene que estar anotado antes de que termine el plazo del pago fraccionado correspondiente, y los errores se rectifican en cuanto los ves.
Y quinto: hay que conservar justificantes y facturas mientras no prescriba, cuatro años con carácter general y más si son operaciones que siguen produciendo efecto, como la compra de un bien que aún amortizas, y exhibirlos si Hacienda los requiere. No llevar los libros o llevarlos mal sale caro, con multas que van desde los 150 euros hasta el 1 por ciento de tu cifra de negocios, y el software de facturación que no cumple tiene además su propia sanción de 50.000 euros por ejercicio en el artículo 201 bis.
Y un recordatorio que vale por todo lo anterior: esto es territorio común. Si tu domicilio fiscal está en Bizkaia, Gipuzkoa, Araba/Álava o Navarra, tus libros y tu facturación los fija tu hacienda foral, con sus propios plazos; y si tu actividad está en Canarias, Ceuta o Melilla, el bloque de IVA no te aplica.
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