Bienvenido al universo de las declaraciones tributarias. Como pasa con las estrellas, hay muchas y muy diferentes entre sí pero casi todas comparten una característica: inspiran, cuando menos, respeto (por no decir otra cosa…).
Aun así, cuando termines de leer este artículo vas a tener muy claro todo lo relativo a una de ellas, porque no solo te vamos a explicar qué es y para qué sirve sino también cómo rellenar el modelo 036.
Si vas a empezar una actividad como autónomo, montar una empresa o incluso si vas a pagar sueldos o ciertas rentas, hay un formulario del que seguro vas a oír hablar: el Modelo 036.
Es un formulario que sirve para darte de alta, modificar datos o darte de baja en lo que se llama el Censo de Empresarios, Profesionales y Retenedores, tal y como recoge la Agencia Tributaria en la ficha oficial del modelo 036. Y tú pensarás: “¿Y eso qué es?”. Pues básicamente, es una lista que Hacienda tiene para saber quién está haciendo una actividad económica, quién tiene obligaciones fiscales, quién paga sueldos con retenciones, etc.
Si tú empiezas un negocio o te das de alta como autónomo, Hacienda tiene que saberlo, y en territorio común para eso se usa este modelo.
También sirve si ya estás dado de alta pero cambias algo importante: por ejemplo, te mudas, cambias el tipo de actividad, o incluso si decides cerrar. Todo eso hay que notificarlo con este modelo.
El Censo de Empresarios, Profesionales y Retenedores está formado por:
En territorio común, están obligados a presentar el modelo 036, además de las empresas para solicitar su NIF provisional o definitivo, cualquier persona o entidad que realice o vaya a realizar alguna actividad empresarial o profesional o que tenga que aplicar retenciones de impuestos siempre que vayan a comunicar:
En resumen (y para que no queden dudas):
Todo el que realice actividades empresariales y profesionales o que esté obligado a aplicar retenciones de impuestos debe formar parte del Censo de empresarios, profesionales y retenedores. No tienen que presentar declaración censal quienes, sin pagar rentas con retención, solo alquilan inmuebles exentos de IVA.
Salvo que te des de alta con el Documento Único Electrónico (DUE) al tramitar por internet la constitución de tu sociedad o el inicio de tu actividad como empresario individual, que te exonera de presentar el alta, el alta, la baja y los cambios de datos en el Censo de la Agencia Tributaria se comunican con el modelo 036 (el 037, su versión simplificada, se suprimió el 3 de febrero de 2025).
Las empresas también deben presentar el modelo 036 para solicitar su NIF provisional y el definitivo.
Bien, ya sabemos qué es y para qué sirve así que ahora toca ver cómo rellenar el modelo 036 y te lo vamos a explicar paso a paso y por partes:
Primero
En territorio común, el modelo 036 hay que rellenarlo en la página web de la Agencia Tributaria. Una vez lo tengas relleno puedes hacer dos cosas:
Segundo
La declaración censal tiene en total 10 páginas (la 2, con tres hojas) pero tú solo tendrás que rellenar:
Tercero
En todas las hojas, arriba del todo, deberás dejar constancia de tu nombre y NIF.
Cuarto
El contenido de cada una de las páginas y lo que se consigna en ellas es lo que sigue:
Página 1
Deberás marcar la casilla que corresponda a la causa de presentación que podrá ser: solicitud del NIF, alta o baja en el censo o modificación de datos. En este caso hay que marcar la opción concreta entre todas las posibles. Se pueden elegir varias en una misma declaración.
Y también anotar el lugar y fecha de presentación así como la firma.
Página 2
Es la que contiene los datos identificativos y se divide en 3 hojas: una para las personas físicas, otras para las personas jurídicas o entidades y otra para los establecimientos permanentes.
Página 3
Se rellenará al producirse el alta, baja o modificación de los representantes y se consignarán su nombre y NIF así como la causa y tipo de representación.
Página 4
En ella se rellenarán:
Página 5
El IVA…
Aquí, además de seleccionar el régimen de IVA que te corresponda deberás anotar el epígrafe del IAE y la fecha en la que comienza a hacer efectos el alta o la baja.
También se comunica, si procede, la condición de Gran empresa y otras características propias de este impuesto al igual que el alta o baja en el Registro de devolución mensual y el de Operadores intracomunitarios.
Página 6
En esta página se rellenan los datos relativos al Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (método de estimación del rendimiento y obligación o no de presentar pagos a cuenta), Impuesto de Sociedades (supuestos de exenciones, opciones de pagos fraccionados, …) y Impuesto sobre la Renta de No Residentes (opciones de cálculo, obligatoriedad de presentar la declaración, …).
Ya sabes: solo rellena la parte que te afecta.
Página 7
La de quienes tienen que aplicar retenciones: solo tienes que marcar el tipo de retención respecto al que quieres presentar el alta o la baja y la fecha de inicio.
También se hace constar, si corresponde, información relativa a los Impuestos Especiales y Regímenes especiales de comercio intracomunitario.
Página 8
Las sociedades y otras entidades deben rellenar aquí los datos personales de sus socios o miembros.
Página 9
La relación de sucesores: en la baja se identifica a los sucesores cuando los hay, por ejemplo los herederos de una persona fallecida.
Página 10
La relación de titulares reales: las sociedades y demás entidades identifican aquí a sus titulares reales. Si una declaración censal va incompleta, la multa es de 250 euros (artículo 199 de la Ley General Tributaria).
Ya no hay que elegir. El modelo 037 de la Agencia Tributaria era la versión simplificada de la declaración censal y solo podían usarlo personas físicas residentes que cumplían una serie de requisitos. Hacienda lo suprimió con la Orden HAC/1526/2024 y, desde el 3 de febrero de 2025, todas las altas, modificaciones y bajas en el Censo de empresarios, profesionales y retenedores de la AEAT se hacen con el modelo 036, seas autónomo o sociedad.
Lo sencillo no ha desaparecido: si eres persona física, al entrar en el formulario del 036 en la sede de la Agencia Tributaria puedes elegir el modelo 036 simplificado. Si te pica la curiosidad, en nuestra guía del modelo 037 te contamos cómo era.
Si cambias algún dato relevante de tu actividad o decides cesarla, en territorio común es necesario informarlo a través del Modelo 036. En el formulario, marca las opciones correspondientes a modificación o baja. Si eres una sociedad y dejas de operar sin disolverte, no es una baja: se comunica como modificación (casilla 140). La baja llega con la disolución, en el mes siguiente a la cancelación en el Registro Mercantil.
En territorio común, debe presentarse antes del inicio de la actividad económica, conforme a los plazos publicados por la Agencia Tributaria. Y ojo: para Hacienda la actividad empieza con la primera compra, pago, cobro o contratación que haces para ella, no con la primera factura. Si eres un nuevo autónomo o estás creando una empresa, no dejes pasar esta obligación. Y si vas a pagar rentas con retención, por ejemplo nóminas, también tienes que presentarlo antes del primer pago.
Ante la Agencia Tributaria, presentar tarde el 036, ya sea el alta, una modificación o la baja, es una infracción tributaria leve. Recuerda: allí el alta va antes de empezar la actividad; la modificación y la baja, por lo general, en el plazo de un mes, pero las opciones y renuncias a regímenes especiales tienen su propio plazo (con carácter general, diciembre del año anterior).
Como Hacienda no pierde dinero, la sanción es una multa de importe fijo (artículo 198 de la Ley General Tributaria).
Todo lo que explicamos aquí es la normativa estatal, la de territorio común. Si tu actividad está en Canarias, además del 036 tienes que comunicar el comienzo, los cambios y el cese a la Agencia Tributaria Canaria con el modelo 400, que es donde se declaran los datos del IGIC.
Entonces el censo lo lleva tu Hacienda foral. Y también la AEAT, con su 036, si allí presentas el IVA, retenciones, Sociedades o el IAE. Y al revés: si tu domicilio fiscal está en territorio común pero tienes que presentar alguna de esas declaraciones ante una Hacienda foral (por ejemplo, las retenciones de un trabajador que presta sus servicios en el País Vasco), también te toca su declaración censal (artículo 46 del Concierto Económico y del Convenio con Navarra).
En los cuatro territorios, la modificación y el cese se comunican en el plazo de un mes, como ante la AEAT. La diferencia está en el fallecimiento: en Bizkaia y en Álava los herederos tienen un mes para presentar la baja, y en Navarra los causahabientes, un mes para la baja en el IAE. Solo en Gipuzkoa son seis meses, como en la AEAT. Y ojo con el papel: el paso a paso de arriba es el del formulario de la AEAT. En Bizkaia el 036 foral se presenta por internet (en papel, solo para pedir el NIF) y en Álava el 037 también, salvo para pedir el NIF o si lo rellenas en persona con ayuda de Hacienda. Presentarlo en papel cuando toca por internet se multa con 1.500 euros.
Ante la Agencia Tributaria:
Entonces, ante la Agencia Tributaria, la infracción es grave y la multa fija es de 250 euros, según el artículo 199.
Si detectas tú el error y lo corriges con otro 036 antes de que Hacienda te lo pida, te libras de esos 250 euros (artículos 179 y 198 de la Ley General Tributaria). Como mucho, podrían multarte por presentar la corrección fuera de plazo, con la multa rebajada de 200 euros.
No. A efectos de IVA eres empresario o profesional desde que empiezas la actividad, incluso desde las primeras compras que haces para ella, si hay elementos objetivos que prueben ese destino (artículo 5 de la Ley del IVA). En el IRPF pasa igual: el rendimiento de tu actividad se define por lo que haces, no por figurar en el censo.
Eso sí, si te deduces el IVA de esas primeras compras, Hacienda puede pedirte que demuestres que eran para la actividad, y una de las cosas que tiene en cuenta es que hayas presentado el alta en el censo (artículo 27 del Reglamento del IVA).
Si tu modelo 303 sale a pagar y lo presentas tarde por tu cuenta ante la Agencia Tributaria, durante el primer año se suma un recargo por declaración extemporánea del 1% más otro 1% por cada mes completo de retraso (artículo 27 de la Ley General Tributaria). Pasados 12 meses, el recargo es del 15% más intereses de demora. Y si ese 303 no sale a pagar (por ejemplo, porque sale a compensar), no hay recargo, pero sí una multa fija de 200 euros, que se queda en 100 si lo presentas antes de que Hacienda te lo pida (artículo 198).
Imagina que tu primera operación para el negocio (una compra, un pago o tu primera factura) es del 2 de marzo y presentas el alta ante la Agencia Tributaria el 2 de abril, sin que Hacienda te haya dicho nada:
Nuestro consejo: si se te ha pasado el plazo, no esperes a que Hacienda te escriba. Ante la Agencia Tributaria, presentar el 036 por tu cuenta deja la multa en la mitad (200 euros en vez de 400) y, si la pagas en plazo sin recurrirla, se queda en 120.
El modelo 037 era una declaración censal simplificada: como el 036, servía para darse de alta, comunicar cambios y darse de baja en el censo, pero era más corto y solo valía para algunos casos. La Orden HAC/1526/2024 lo suprimió y desde el 3 de febrero de 2025 ya no se puede presentar ante la Agencia Tributaria: allí todas las gestiones censales se hacen con el modelo 036.
La diferencia estaba en quién podía usar cada uno. El 036 lo podía presentar cualquiera que tuviera que darse de alta, de baja o modificar sus datos en el censo. El 037 estaba reservado a personas físicas residentes que cumplían a la vez varios requisitos, por ejemplo: no ser gran empresa, no actuar por medio de representante, no estar inscritas en el Registro de operadores intracomunitarios ni en el de devolución mensual del IVA y no aplicar más regímenes especiales de IVA que el simplificado, el de agricultura, ganadería y pesca, el recargo de equivalencia o el criterio de caja.
Y no eran excluyentes: quien cumplía esas condiciones podía elegir entre el 037 y el 036. Hoy esa versión sencilla vive dentro del propio 036: si eres persona física, el formulario de la Agencia Tributaria te pregunta si quieres usar el modelo 036 simplificado.
Antes había dos grupos: los que podían presentar el 037 y los que tenían que rellenar el modelo 036. Desde febrero de 2025, ante la Agencia Tributaria solo queda uno: el modelo 036. Y en TaxDown somos unos cracks en todo lo relativo a él.
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