Cuánto tiempo hay que guardar las facturas según Hacienda

Desde cuándo se cuentan los cuatro años

Desde el día siguiente a aquel en que termina el plazo para presentar la declaración o autoliquidación (artículo 67.1 de la LGT), no desde la fecha de la factura. Si presentaste en plazo, tampoco cuenta desde el día en que lo hiciste: aunque hicieras la renta en abril, su plazo empieza el día siguiente al fin de la campaña. Si presentaste fuera de plazo, esa presentación interrumpe la prescripción y los cuatro años vuelven a contar desde ella (artículo 68).

Una factura de gasto suele contar en la declaración trimestral del IVA (modelo 303), en el pago fraccionado (modelo 130 en estimación directa, que no presentan los profesionales con retención en al menos el 70 % de los ingresos de su actividad del año anterior) y en la renta. Se puede exigir mientras quede alguno sin prescribir (artículo 70.1): manda el plazo que acaba más tarde, casi siempre el de la renta.

Ejemplo: hasta cuándo guardar una factura de marzo de 2025

Factura de gasto de un autónomo de territorio común, en estimación directa, que presenta el 303 y el 130. El primer trimestre se presentaba hasta el 21 de abril (el 20 cayó en domingo).

📅 Guárdala, como mínimo, hasta que pase el 1 de julio de 2030: aunque el IVA prescriba en abril de 2029, Hacienda puede pedírtela por la renta 2025.

Cuándo hay que guardar una factura más de cuatro años

• Bien de inversión con IVA soportado (el que usas más de un año como herramienta de trabajo y te costó 3.005,06 euros o más), aunque no te dedujeras ese IVA por hacer solo operaciones sin derecho a deducir: su periodo de regularización y cuatro años más. Ese periodo son los cuatro años naturales siguientes al de la compra, nueve en terrenos y edificaciones, o, si empiezas a usarlo después, ese año y los cuatro (o nueve) siguientes.
• Bien que amortizas: hasta que prescriba el último año en que te deduces la amortización, aunque el de la compra ya haya prescrito, porque tienes que justificar los datos que afectan a años no prescritos (artículo 70.3 de la LGT).
• Bases negativas, cuotas o deducciones que arrastras (en la renta, una base liquidable general negativa que compensas en los cuatro años siguientes): Hacienda puede comprobarlas durante diez años (artículo 66 bis.2). Después, si comprueba un año no prescrito en que las aplicaste, tendrás que aportar la declaración y la contabilidad.
• Plazo interrumpido: vuelve a empezar desde cero (artículo 68). Lo interrumpen tres cosas: una actuación de Hacienda con tu conocimiento formal para comprobar o regularizar ese impuesto (un requerimiento, por ejemplo), aunque empiece por otro impuesto u otro periodo porque lo declaraste mal; un recurso o una reclamación; cualquier actuación tuya que lleve a liquidar la deuda (una complementaria o una declaración fuera de plazo). Si Hacienda regulariza un impuesto o un periodo, también se interrumpe el plazo de otros tuyos relacionados que tengan que cambiar por los mismos motivos. Y si lo interrumpe un recurso ante los tribunales o el envío del caso a la vía penal, no vuelve a contar hasta que Hacienda recibe la resolución firme o el expediente de vuelta.
• Baja como autónomo: no acorta el plazo de los impuestos de los años en que estuviste de alta.

Qué facturas y justificantes tienes que guardar

Autónomos y empresas, también en regímenes especiales del IVA, conservan con su contenido original y en orden (artículo 19 del Reglamento de facturación):

• Las facturas que recibes, que justifican tu gasto y el IVA que te deduces.
• La copia de las que emites, también simplificadas y rectificativas.
• Los justificantes contables de las compras en que el IVA lo declaras tú (inversión del sujeto pasivo), los documentos de importación y los recibos del régimen especial agrario.

Y los justificantes relacionados con tus impuestos, como los de lo que anotas en tus libros registro (artículo 29.2.e de la LGT). Quien es sujeto pasivo del IVA sin ser empresario ni profesional solo guarda las facturas recibidas y esos justificantes contables.

Puedes guardarlas en papel o en digital, y las electrónicas, en su formato: mira cuándo vale la copia escaneada y cómo guardar tus facturas. Si eres particular, mira también cuántos años hay que guardar la declaración de la renta.

Qué pasa si no guardas las facturas el tiempo que toca

• Una sanción. No conservarlas es infracción grave (artículo 201 de la LGT): multa del 2 % del importe de las operaciones afectadas o, si no se conoce, de 300 euros por operación. Si las conservas sin cumplir los requisitos, del 1 %. Las dos suben un 100 % si el incumplimiento es sustancial.
• El IVA que te dedujiste. Para deducirlo necesitas el documento que lo justifica, en una compra normal la factura original (artículo 97 de la Ley del IVA).
• El gasto de tu renta. La factura es su prueba prioritaria: sin ella, demostrarlo te toca a ti. Y aunque la tengas, si Hacienda cuestiona con fundamento que la operación sea real, también te toca probarla (artículos 105 y 106.4 de la LGT). Guarda con ella el justificante del pago: la manutención del autónomo, por ejemplo, solo se deduce si la pagas con un medio electrónico (artículo 30.2.5.ª c de la Ley del IRPF).
• Intereses de demora y otra posible sanción. Si Hacienda regulariza ese gasto o ese IVA, te exige la cuota con intereses de demora y, si hubo dolo o negligencia, puede sancionar aparte lo que dejaste de ingresar (artículos 183 y 191 de la LGT).

Ante un requerimiento de Hacienda sobre un año no prescrito, o sobre una factura que sostiene datos de uno, tienes que aportarla.

Errores frecuentes con el plazo de las facturas

• Contar desde la fecha de la factura o desde que presentaste en plazo el 303. Cuenta desde el día siguiente al fin del plazo; si lo presentaste fuera de plazo, desde esa presentación.
• Tirarla porque el IVA ya prescribió. La renta del mismo año prescribe después.
• Tirar a los cuatro años la de un bien que sigues amortizando o con el IVA en regularización.
• Creer que hay que guardarlas diez años por lo penal o por la ley del blanqueo. Los plazos de conservación son los de la tabla. La ley del blanqueo de capitales solo obliga a sus sujetos (una lista cerrada de entidades y actividades) y para la documentación que ella exige.
• Creer que un requerimiento alarga el plazo un número fijo de años. Si lo interrumpe, vuelve a empezar desde cero.

Fuente oficial

• Agencia Tributaria: obligación de conservar las facturas, concepto de bienes de inversión y calendario del contribuyente 2025.
• BOE: Ley General Tributaria, Ley del IVA, Reglamento del IVA, Reglamento de facturación, Código de Comercio, Ley del IRPF, Reglamento del IRPF, Orden HAC/277/2026, Ley del Impuesto sobre Sociedades y Ley 10/2010 de prevención del blanqueo de capitales.

Antes de tirar una factura, repasa estas tres ideas

1. Cuatro años desde el día siguiente al fin del plazo para declarar cada impuesto en que cuenta; manda el último, que para un autónomo casi siempre es la renta.
2. Más tiempo con bienes de inversión, amortizaciones y bases o deducciones que arrastras.
3. Seis años desde el último asiento si te aplica el Código de Comercio.

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