FACe es el punto general de entrada de facturas electrónicas de la Administración General del Estado y de las administraciones adheridas. La factura va en un fichero XML (Facturae firmado, UBL o CII) con los tres códigos DIR3 del organismo, y se sube en el portal de proveedores. La Ley 25/2013 obliga a las sociedades anónimas y limitadas y a otras entidades, no al autónomo persona física. Lleva IVA y, si eres profesional, retención.
¿Has hecho un trabajo para un ayuntamiento, una universidad o un ministerio y te piden que mandes la factura por FACe? Para enviar facturas por FACe preparas la factura en un fichero electrónico con los códigos DIR3 del organismo, la firmas electrónicamente si es Facturae, la subes al portal de proveedores y sigues su estado hasta que te pagan.
Esta guía es para ti si eres autónomo o tienes una pequeña empresa y trabajas para la Administración. Te contamos quién está obligado a usar FACe (ojo, porque al autónomo persona física la Ley 25/2013 no le obliga), qué tienes que tener listo, los pasos para remitir la factura, qué significa cada estado, los plazos para cobrar y qué impuestos lleva la factura.
FACe es el punto general de entrada de facturas electrónicas de la Administración General del Estado: la puerta por la que le llegan las facturas electrónicas de sus ministerios y organismos. La Ley 25/2013 obliga a cada Administración a tener un punto de entrada así, y las comunidades autónomas, los ayuntamientos y otros organismos pueden adherirse a FACe en vez de usar uno propio. Por eso una factura a una Administración que no es la del Estado también puede ir por FACe.
¿Qué hace FACe con tu factura? La registra de forma automática, te da un justificante con el número de registro y la fecha y la hora de presentación y la pone a disposición de la oficina contable que figura en la factura. Esa recepción cuenta como presentarla en un registro administrativo. Pero FACe no aprueba ni paga tu factura: la conformidad y el reconocimiento de la deuda los tramita el órgano competente del organismo al que facturas.
Desde el 27 de febrero de 2026 tus facturas se consultan en el portal de proveedores de FACe (proveedores.face.gob.es), que enseña las antiguas y las nuevas. El portal de siempre, face.gob.es, solo muestra las remitidas hasta esa fecha. En el portal de proveedores, desde su zona privada, remites tus facturas, ves cómo van y pides su anulación.
FACe se confunde a menudo con otras tres cosas que también van de facturas electrónicas. No es lo mismo:
| Qué es | Para qué sirve | Cuándo te afecta |
|---|---|---|
| FACe | Enviar tus facturas electrónicas a la Administración General del Estado y a las administraciones adheridas | Ya. La Ley 25/2013 obliga a las sociedades anónimas y limitadas y a otras entidades; al autónomo persona física, no |
| FACeB2B | Es el registro por el que algunos subcontratistas de contratos públicos presentan sus facturas electrónicas al contratista principal. No sirve para facturar a la Administración | Lo sustituirá el sistema de factura electrónica del Real Decreto 238/2026. Esos subcontratistas tienen hasta octubre de 2028 para adaptarse |
| La factura electrónica obligatoria entre empresas | Hacer las facturas entre empresas y autónomos en un formato electrónico estructurado, un fichero que lee un programa (Ley 18/2022 y Real Decreto 238/2026) | Octubre de 2027 si el año anterior superaste 8 millones de euros de volumen de operaciones; octubre de 2028 para el resto, autónomos incluidos. Hoy no obliga a nadie |
| Verifactu | Poner requisitos al programa con el que haces tus facturas (Real Decreto 1007/2023) | Octubre de 2028, según el aplazamiento que anunció el Ministerio de Hacienda el 5 de octubre de 2026 (pendiente del BOE) |
Sobre Verifactu, ojo con la fecha. El 5 de octubre de 2026 el Ministerio de Hacienda anunció que aplazará sus obligaciones pendientes hasta octubre de 2028, para que coincidan con la factura electrónica obligatoria de quien factura hasta 8 millones de euros al año. Pero hasta que ese aplazamiento salga en el BOE, la fecha legal sigue siendo 2027: antes del 1 de enero de 2027 si pagas el Impuesto sobre Sociedades y antes del 1 de julio de 2027 para el resto, autónomos incluidos. A 13 de octubre de 2026 no se había publicado en el BOE ninguna norma con el cambio. Y Verifactu no se aplica si tu domicilio fiscal está en el País Vasco o en Navarra.
La Ley 25/2013 obliga a usar la factura electrónica, y a presentarla por el punto general de entrada que corresponda, a las sociedades anónimas y limitadas y a otras entidades de su lista. Si eres autónomo persona física, esa ley no te obliga: puedes enviar tu factura por FACe si quieres o presentarla en papel en un registro administrativo.
Hay una excepción más. Cada Administración puede dejar fuera de la obligación las facturas de hasta 5.000 euros, y la Administración General del Estado lo ha hecho: sus facturas electrónicas de hasta 5.000 euros no tienen que presentarse obligatoriamente por FACe. Si una comunidad autónoma o un ayuntamiento aplica esa exclusión, y con qué límite, lo dice el directorio de puntos de entrada de facturas electrónicas.
Así queda según quién factura:
| Quién factura | ¿Tiene que usar factura electrónica? | Cómo presenta la factura |
|---|---|---|
| Sociedad anónima o limitada | Sí, salvo que la factura sea de hasta 5.000 euros y esa Administración las haya excluido | Por el punto general de entrada del organismo: FACe, si es del Estado o está adherido |
| Unión temporal de empresas, entidad sin nacionalidad española, sucursal o establecimiento permanente de una entidad no residente, agrupación de interés económico y los fondos que enumera la ley | Sí, con la misma excepción | Igual que una sociedad |
| Autónomo persona física | No, la Ley 25/2013 no le obliga | Por FACe si quiere, o en papel en un registro administrativo |
| Cualquiera, con una factura de hasta 5.000 euros que la Administración ha excluido (la del Estado lo ha hecho) | No | En electrónico por el punto de entrada o en papel en un registro administrativo |
⚠️ Se lee a menudo que todo autónomo que trabaja para la Administración tiene que facturar por FACe, y no es así. Eso sí, aunque no estés obligado a la factura electrónica, tienes que presentar la factura en un registro y en plazo. Te lo contamos más abajo, en los plazos.
Antes de entrar en el portal, ten listas cuatro cosas:
Lo que no necesitas es darte de alta: para presentar facturas en FACe no hace falta registro previo. Y antes de mandarla, el portal te deja comprobar si la factura es correcta en su apartado «Validar factura».
DIR3 es el Directorio Común de Unidades Orgánicas y Oficinas de las administraciones, y cada unidad tiene en él su código. Toda factura electrónica a la Administración tiene que llevar los códigos de tres unidades: la oficina contable, el órgano gestor y la unidad tramitadora. Hay un cuarto, el del órgano proponente, que es opcional.
Cada código va en el fichero con un número de rol. Así se reparten el trabajo con tu factura en la Administración General del Estado:
| Unidad | Rol en el fichero | Qué hace con tu factura |
|---|---|---|
| Oficina contable | 01 | La anota en el registro contable de facturas y se la pasa a la unidad tramitadora. Si tiene datos incorrectos o le faltan datos que impiden tramitarla, o es de otra Administración, la rechaza |
| Órgano gestor | 02 | Es el órgano que acepta o rechaza la factura |
| Unidad tramitadora | 03 | Recibe la factura de la oficina contable y anota en el registro contable si se acepta o se rechaza |
| Órgano proponente | 04 | Opcional |
Si la combinación de códigos no está en el catálogo de FACe, la factura no entra: FACe no admite facturas dirigidas a unidades, o a relaciones entre ellas, que no tiene registradas. ¿De dónde sacas los códigos? Si tu contrato tiene pliegos, estos tienen que identificar el órgano con competencias en contabilidad pública, el órgano de contratación y el destinatario, que deben constar en la factura. Lo más práctico es pedírselos al organismo y comprobarlos en el «Buscador de relaciones» del portal de FACe, que cruza oficinas contables, órganos gestores y unidades tramitadoras.
En un fichero XML. La Ley 25/2013 fija el formato Facturae, versión 3.2, y el portal de FACe indica que acepta Facturae 3.2, 3.2.1 y 3.2.2 y también la factura europea UBL o CII. Un PDF no sirve como factura electrónica para FACe.
El PDF sí puede ir como anexo: se admite información anexa en PDF o HTML. La factura con sus anexos no puede pasar de 8 MB. Y si el fichero no se ajusta al formato o la firma no es válida, el punto de entrada la rechaza automáticamente y te dice el motivo.
¿Cómo consigues el fichero? Puedes generarlo con un programa de facturación que lo haga. En la web oficial de Facturae hay además una aplicación de escritorio para hacer facturas en ese formato, Gestión de Facturación Electrónica 3.4, pero ya no tiene soporte técnico, y desde FACe solo se atienden incidencias de remisión y de consulta de facturas. El portal de FACe enlaza también una aplicación web llamada MiFacturae.
Un apunte para no liarte: Facturae es también uno de los cuatro formatos de la factura electrónica obligatoria entre empresas, junto con UBL, CII y EDIFACT.
La factura electrónica a la Administración va firmada con firma electrónica avanzada basada en un certificado cualificado (la ley lo llama «reconocido»), en formato XAdES. Una sociedad puede usar en su lugar un sello electrónico avanzado; un autónomo persona física, no, porque el sello es solo para personas jurídicas y entidades sin personalidad jurídica. El certificado tiene que ser de un prestador que figure en la lista de confianza de prestadores de servicios de certificación. Eso sí, según el portal de FACe, las facturas en formato europeo (UBL y CII) no se firman.
Para entrar en la zona privada del portal de proveedores te identificas con certificado electrónico o Cl@ve PIN. Pero ojo: la orden que regula FACe exige a quien presenta una factura por el portal web un certificado electrónico reconocido, y la factura tiene que ir firmada igualmente. Así que, si tu factura es Facturae, Cl@ve PIN no basta para todo el trámite: la factura va firmada con certificado.
Si todavía no lo tienes, te contamos cómo obtener el certificado digital y cómo conseguir la Cl@ve.
Con todo lo anterior listo, enviar una factura por FACe se resume en seis pasos:
💡 Si facturas a menudo a la Administración, no hace falta que pases siempre por el portal. Un programa de facturación puede enviar las facturas a FACe de forma automática, conectado al punto de entrada por servicios web, que también permiten consultar su estado.
¿Tienes facturas de antes del 27 de febrero de 2026? También las ves en el portal de proveedores, que muestra las antiguas y las nuevas.
Como proveedor tienes derecho a saber en qué estado está tu factura, y se consulta en el punto de entrada donde la presentaste. En FACe, en el apartado «Consultar Facturas» del portal de proveedores.
Estos son los estados a los que tienes derecho, con el nombre que usa el portal de consulta histórica de FACe:
| Estado | Qué significa | Qué haces tú |
|---|---|---|
| Registrada | FACe ha recibido tu factura, la ha registrado y la ha puesto a disposición de la oficina contable | Guarda el justificante y espera |
| Registrada en RCF | La oficina contable la ha anotado en el registro contable de facturas (RCF) | Espera a que el organismo la acepte o la rechace |
| Contabilizada la obligación reconocida | El organismo ha reconocido en sus cuentas que te debe la factura | Espera el pago y vigila el plazo (te lo contamos justo debajo) |
| Pagada | El organismo te la ha pagado | Comprueba que has cobrado el total de la factura: la base, más el IVA, menos la retención si la lleva |
| Rechazada | El organismo no la acepta. Siempre tiene que decirte el motivo | Lee el motivo antes de volver a facturar (mira los errores frecuentes, más abajo) |
| Anulada | La factura se ha anulado, por ejemplo porque pediste su anulación y el órgano la estimó | Si tienes que volver a facturar, mira antes por qué se anuló |
⚠️ «Aceptada» no está entre esos estados. La aceptación es una anotación que hace el organismo dentro del trámite de conformidad, y «Solicitud aceptada» es el estado de una petición de anulación, no de la factura.
¿Te has equivocado y quieres retirarla? Puedes pedir su anulación desde la zona privada del portal de proveedores. No es automática: la oficina contable toma nota de tu solicitud si la factura ya está anotada en el registro contable (si no, la rechaza) y decide el órgano que tramita la factura. Si la estima, anula la factura y te la devuelve; si no, rechaza tu solicitud.
Tienes treinta días desde que entregas los bienes o prestas el servicio para presentar la factura en un registro administrativo, tengas o no obligación de factura electrónica. Si es electrónica, el punto general de entrada hace de registro. Mientras no la presentes en tiempo y forma, esa obligación no se da por cumplida.
Llegar tarde no te hace perder el cobro, pero lo retrasa: si presentas la factura fuera de esos treinta días, los intereses de demora no empiezan a contar hasta treinta días después de que la presentes bien.
La Administración también tiene plazos cuando tu trabajo es un contrato de la Ley de Contratos del Sector Público:
Las comunidades autónomas pueden acortar esos plazos de treinta días, cuatro meses y seis meses. Y para que corran los intereses, tienes que haber presentado la factura en el registro en tiempo y forma.
💡 Ejemplo. Terminas un trabajo para un ministerio y dejas pasar cincuenta días antes de presentar la factura. Te has saltado el plazo de treinta días, así que, si el ministerio tarda en pagarte, los intereses de demora no empiezan a contar hasta treinta días después de que la presentes bien.
Enviarla por FACe no cambia los impuestos: la factura electrónica tiene los mismos efectos tributarios que la de papel. Es una factura normal, con el IVA de la operación y, si eres profesional, con retención de IRPF. Si quieres el cuadro completo, aquí tienes los impuestos que paga un autónomo.
El IVA lo repercutes tú. Como empresario o profesional, cobras el IVA al organismo y lo ingresas tú en Hacienda. El tipo general, vigente en octubre de 2026, es el 21 %, aunque hay operaciones con tipos reducidos o exentas. En Canarias no se aplica el IVA sino el Impuesto General Indirecto Canario (IGIC), y en Ceuta y Melilla el Impuesto sobre la Producción, los Servicios e Importación (IPSI). El ejemplo de abajo sigue las reglas del IVA.
La retención depende de tu actividad. Los organismos públicos, como cualquier persona jurídica que te paga, tienen que practicarte la retención de IRPF cuando tu actividad es profesional. Estos son los porcentajes vigentes en octubre de 2026 en territorio común:
| Tu actividad | Retención en tus facturas al organismo |
|---|---|
| Profesional | 15 %. Es del 7 % el año en que empiezas y los dos siguientes, si el año anterior al inicio no ejerciste ninguna actividad profesional y se lo comunicas al organismo. También es del 7 % en otros casos que fija el Reglamento del IRPF, como los recaudadores municipales o los artistas de las artes escénicas, audiovisuales y musicales que el año anterior ingresaron por esa actividad menos de 15.000 euros, si eso fue más del 75 % de lo que ingresaron por su trabajo y sus actividades y se lo comunican al organismo |
| Empresarial en estimación directa (por ejemplo, vendes material o haces obras) | Sin retención. Si tu actividad está en la lista de módulos del Reglamento del IRPF (por ejemplo, albañilería o instalaciones), comunícale al organismo que estás en estimación directa para que no te retenga el 1 % |
| Empresarial en módulos, solo en las actividades de la lista del Reglamento del IRPF | 1 % |
| Agrícola o ganadera | 2 % (1 % en engorde de porcino y avicultura) |
| Forestal | 2 % |
Ojo, porque hay facturas que llevan retención aunque tu actividad sea empresarial: si lo que cobras al organismo es, por ejemplo, el alquiler de un local u otro inmueble urbano, el alquiler de bienes muebles (como equipos) o asistencia técnica, el organismo tiene que retenerte, en general un 19 %.
Sea cual sea el porcentaje vigente, la retención se calcula sobre la base de la factura, sin el IVA. Es un adelanto de tu IRPF: el organismo te la descuenta y la ingresa en Hacienda, y tú la restas en tu declaración de la renta. En Ceuta y Melilla, la retención de las actividades profesionales se reduce un 60 % cuando los rendimientos tienen derecho a la deducción del artículo 68.4 de la Ley del IRPF. Y si tributas por el IRPF foral del País Vasco o de Navarra, consulta las normas de tu hacienda foral.
💡 Ejemplo. Eres autónoma, tu actividad es profesional y haces un trabajo de 2.000 euros para un ayuntamiento en octubre de 2026. El IVA del 21 % son 420 euros. La retención del 15 % son 300 euros. Total de la factura: 2.000 + 420 - 300 = 2.120 euros, que es lo que cobras.
| Concepto | Importe |
|---|---|
| Base imponible | 2.000,00 € |
| IVA (21 %) | 420,00 € |
| Retención de IRPF (15 %) | -300,00 € |
| Total de la factura (lo que cobras) | 2.120,00 € |
Si es tu año de inicio o uno de los dos siguientes y cumples las condiciones del 7 %, la retención baja a 140 euros y cobras 2.280 euros. Si tu actividad es empresarial y estás en estimación directa, no hay retención y cobras 2.420 euros.
¿Y adónde va cada importe?
Cada Administración tiene que tener un punto general de entrada de facturas electrónicas. Las comunidades autónomas pueden adherirse a FACe, y las entidades locales al punto de su diputación, de su comunidad autónoma o del Estado. Por eso una factura a un ayuntamiento o a una comunidad autónoma puede ir por otro portal, no por FACe.
¿Cómo sabes cuál te toca? Mira el directorio de puntos de entrada de facturas electrónicas en el «Buscador de puntos de entrada» del portal de proveedores de FACe. Ahí ves qué punto usa cada Administración y si aplica la exclusión de las facturas de hasta 5.000 euros.
Cambie el portal o no, hay reglas que valen para todas las administraciones: la factura electrónica va en formato estructurado y firmada con firma electrónica avanzada, al presentarla te dan un justificante con su número de registro y, si el formato o la firma fallan, el punto de entrada la rechaza y te dice por qué. Antes de enviar, revisa en ese portal qué formatos admite.
¿Y si la Administración a la que facturas no tiene punto de entrada ni se ha adherido al de otra? Entonces tienes derecho a presentar la factura en FACe, que la deja en un repositorio del que es responsable esa Administración.
En el País Vasco y en Navarra pasa lo mismo: la Ley 25/2013 es básica y no los excluye, así que sus administraciones también tienen que tener un punto general de entrada, propio o adherido. Cuál usa cada una lo ves en el directorio.
FACe se encarga de que tu factura llegue; de tus impuestos nos encargamos nosotros. Con nuestro servicio para autónomos llevamos tus trimestrales, tus retenciones y tu declaración de la renta, con más de 300 asesores fiscales expertos. Empieza gratis con nosotros.
TaxDown es la plataforma española que te ayuda a hacer tu declaración de la renta de forma fácil, rápida y con el máximo ahorro. Colaborador social de la Agencia Tributaria, cuenta con más de 300 asesores fiscales expertos que revisan cada declaración.
Haz la declaración desde donde quieras.
Tu gestoría online se encarga de tus trimestres y tus trámites desde 29,90€ + IVA al mes.
