Una factura en papel puede sustituirse por su copia escaneada o en foto si esta garantiza de quién viene, que no se ha cambiado, que se lee y que Hacienda puede verla sin demora. Si pregunta, probarlo te toca a ti. La digitalización certificada, con programa homologado por la AEAT, es la vía que la norma reconoce expresamente y la más segura. Los PDF se guardan como llegan.
¿Puedes hacer la digitalización de facturas en papel por tu cuenta y prescindir del original? Sí, si la copia cumple: el Reglamento de facturación no obliga a guardar el papel, sino a conservar la factura garantizando de quién viene, que no se ha modificado y que se lee, con acceso de Hacienda sin demora. Así lo ha dicho la Dirección General de Tributos en varias consultas. Pero si Hacienda te la pide, demostrar que tu copia cumple te toca a ti.
La digitalización certificada, con un programa homologado por la Agencia Tributaria, es la única vía que la norma reconoce de forma expresa para tirar el papel y la más segura. Aquí tienes qué debe cumplir tu copia, qué hacer con cada factura, cómo archivarla y qué te juegas.
Sí, puede valer. La norma no te obliga a guardar el papel, sino a conservar la factura. El artículo 20.1 del Reglamento de facturación pide hacerlo, en papel o en digital, por cualquier medio que garantice la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, con acceso de Hacienda sin demora. La Ley del IVA (artículo 164) exige además que se pueda leer durante todo el plazo de conservación.
La Dirección General de Tributos, que contesta las consultas sobre impuestos en el Ministerio de Hacienda, lo ha aplicado a las facturas recibidas en papel en cuatro consultas vinculantes (V2927-15, V2728-19, V3638-20 y V2176-22): se pueden conservar en digital si el método garantiza esos requisitos y nada impide digitalizarlas por otros medios distintos de la vía certificada. La Orden EHA/962/2007, que regula esa vía, solo sigue en vigor en lo que no contradiga al Reglamento. El manual de actividades económicas de la Agencia Tributaria también lo admite.
El matiz que lo decide: si usas la copia para un derecho (por ejemplo, deducir el IVA) y Hacienda la cuestiona, probar que tu copia cumple te toca a ti (artículo 105.1 de la Ley General Tributaria, al que remiten tres de esas consultas). Escanear no basta por sí solo. La vía que la norma reconoce de forma expresa para tirar el papel es la certificada.
| Requisito | Qué significa | Cómo lo cuidas | Qué lo pone en riesgo |
|---|---|---|---|
| Autenticidad del origen | Se sabe quién emitió la factura y quién tenía que expedirla | Factura entera, con el emisor a la vista y enlazada con su pago | Foto recortada o copia que no puedes ligar a una compra |
| Integridad del contenido | Nadie ha cambiado su contenido | Sin retoques, en un archivo que no vuelves a editar | Archivo que cualquiera puede modificar |
| Legibilidad | Se lee entera durante todo el plazo | Que se lean NIF, número, fecha, base, tipo y cuota | Foto borrosa o formato que en unos años no abras |
| Acceso sin demora | Hacienda puede verla cuando la pide; en digital, verla, buscarla, copiarla o descargarla e imprimirla | Carpetas por ejercicio, nombres claros y copia de seguridad | Copias perdidas en un móvil viejo |
Qué significa cada requisito lo dice la norma (artículos 8, 20 y 21 del Reglamento); cómo cuidarlo es consejo, no obligación, porque para tu copia no hay medios técnicos fijados. La autenticidad y la integridad se prueban con cualquier medio admitido en Derecho, como los controles de tu actividad que dejen un rastro fiable hasta la compra (artículo 8.3). Cuanto más puedas demostrar, más seguro es tirar el papel.
Es el procedimiento del artículo 7 de la Orden EHA/962/2007 y de una resolución de la Agencia Tributaria de 24 de octubre de 2007 para convertir la factura en papel en una imagen digital y prescindir del original. Es la única vía que la norma reconoce de forma expresa para tirar el papel, pero no la única válida. Es voluntaria y exige:
La Orden admite el escáner y otras técnicas fotoelectrónicas: no pide un aparato, pide un programa homologado. Pero tener el programa no basta. La validez de las imágenes depende de que cumplas la Orden y la resolución. Además, quien digitaliza firma su adhesión al plan de gestión de calidad del programa.
La Agencia Tributaria publica en su sede la lista de programas homologados, con nombre, versión, empresa y fecha de homologación: compruébalo ahí antes de contratar. Cumplir Verifactu no hace homologado a un programa: Verifactu es para los sistemas con los que se emiten facturas y lo certifica su fabricante con una declaración responsable. Tampoco basta con que el programa diga que «digitaliza» o lea tus facturas con reconocimiento de texto (OCR).
| Por tu cuenta | Certificada | |
|---|---|---|
| En qué se apoya | Reglamento de facturación y consultas de la Dirección General de Tributos | Orden EHA/962/2007 (artículo 7) y resolución de 2007 |
| Medios técnicos fijados | Ninguno concreto | Programa homologado, firma electrónica, formatos sin pérdida y 200 píxeles por pulgada |
| Si Hacienda pregunta, quién demuestra que la copia es fiel | Tú | Te respalda el procedimiento homologado, si lo has seguido |
| ¿Puedes tirar el papel? | Sí, pero si la copia no se admite, el riesgo es tuyo | Sí, con respaldo expreso de la norma |
| Qué necesitas | Un escáner o una app | Un programa homologado o un prestador que lo use |
La certificada es la más segura porque la Orden considera no original cualquier otra conversión de formato que haga quien recibe la factura. Para la Dirección General de Tributos, la Orden solo rige en lo que no contradiga al Reglamento, pero con la certificada te apoyas en la vía que la norma prevé de forma expresa.
💡 Nuestro criterio: con pocas facturas en papel, escanéalas bien y, si puedes, guarda también el papel mientras dure el plazo. La certificada compensa con mucho papel o si quieres eliminar el archivo físico con la mayor seguridad. Y cuida más las facturas que debes guardar más tiempo.
| Cómo te llega | El original | ¿Basta la copia digital? | Cómo la guardas |
|---|---|---|---|
| Factura en papel | El papel | Sí, si cumple los cuatro requisitos y puedes probarlo, o con la certificada | Escaneada entera y legible |
| Ticket en papel | El papel (es una factura simplificada) | Igual que una factura en papel | Escaneado el mismo día |
| PDF por correo | El PDF (es una factura electrónica) | Ya es digital | En el mismo PDF |
| Factura electrónica estructurada | El fichero | Ya es digital | En su formato original, con sus datos asociados |
| Factura que emites | La que entregas a tu cliente | Sí: guardas tu copia | En papel o en digital, con los mismos requisitos |
El formato en que llega decide cuál es el original. Como autónomo, conservas las facturas que recibes y la copia de las que emites.
No. Si tu proveedor te la manda en PDF y tú lo aceptas, es una factura electrónica: se expide, se transmite y se recibe en formato electrónico, con tu consentimiento salvo en la obligatoria (artículo 9 del Reglamento). Se guarda legible en el formato en que llegó (artículo 21.1). La que te dan en papel y escaneas tú sigue siendo una factura en papel.
La factura electrónica obligatoria entre empresas y autónomos de España será un fichero estructurado que lee un programa, no un PDF. Se aplicará 12 meses después de la entrada en vigor de la Orden HAC/1028/2026 (el 6 de octubre de 2026), en octubre de 2027, a quien superó 8 millones de euros de volumen de operaciones el año natural anterior. Al resto, 24 meses después: en octubre de 2028.
Para la norma, un ticket es una factura simplificada (sustituyó a los tiques en 2013) y en papel se conserva como cualquier factura recibida, legible todo el plazo. Si es de papel térmico, escanéalo el mismo día. Y si es un gasto de tu actividad, para que te sirva para deducir el IVA pide que lleve tu NIF, tu domicilio y la cuota del IVA por separado (el emisor tiene que ponerlos si se lo pides) o una factura completa. Más en factura simplificada.
Por tu cuenta, para que la copia cumpla los cuatro requisitos:
Son consejos, no norma: los 200 píxeles por pulgada y los formatos sin pérdida solo obligan en la certificada. Con la certificada, usa un programa de la lista de la Agencia Tributaria o un prestador que lo use, sigue su procedimiento y solo después destruye el papel.
El reconocimiento de texto (OCR) te ahorra teclear, pero no da validez a la copia. Si eres autónomo, el lector de gastos del servicio para autónomos de TaxDown te ayuda a escanear y registrar tus facturas de gastos sin mecanizar datos. No es digitalización certificada: qué haces con el papel lo decides con los mismos criterios.
Durante todo el plazo, tu archivo tiene que mantener las cuatro garantías y el contenido original de cada factura, en orden (artículos 19.2 y 20.1 del Reglamento). Hacienda tiene que poder ver, buscar, copiar o descargar e imprimir lo que guardas en digital, en línea y sin demora injustificada (artículos 21.2 y 23). Lo que te llegó en digital se guarda en su formato original (artículo 21.1).
Con carácter general, cuatro años desde el día siguiente al fin del plazo para presentar la declaración o autoliquidación correspondiente (artículos 66 y 67.1 de la Ley General Tributaria). Si la factura cuenta en más de un impuesto, como el IVA del trimestre y tu renta del año, el plazo corre por separado en cada uno y la guardas hasta que acabe el último (artículo 70.1). Y vuelve a empezar de cero si se interrumpe: por una actuación de Hacienda sobre ese impuesto que te notifiquen, por una reclamación o un recurso, o por una autoliquidación complementaria que presentes tú (artículo 68). Más si la factura sostiene datos que siguen contando en declaraciones de años posteriores: tienes que poder justificarlos mientras esos años no prescriban (artículo 70.3 de la misma ley) y, si son bases, cuotas o deducciones que se compensan o aplican más tarde, Hacienda puede comprobarlas hasta diez años después del fin del plazo para declarar el año en que se generaron (artículo 66 bis.2). También si su IVA deducido tiene periodo de regularización (ese periodo y cuatro años más, artículo 165 de la Ley del IVA). El Código de Comercio pide seis años desde el último asiento a quien lo tenga que aplicar. Son plazos de territorio común. Detalle en los libros registro y cuánto conservarlos.
📌 Ejemplo: te deduces los 210 euros de IVA de un portátil y solo guardas una foto de la factura en la que no se lee el NIF del vendedor. En una comprobación, Hacienda puede no admitirte esa deducción.
Si has perdido el original, el Reglamento admite que el emisor te dé un duplicado con la misma eficacia, aunque no le obliga (artículo 14). Lo que se dice aquí de la Ley General Tributaria y de la Ley del IVA es norma de territorio común. En el País Vasco y en Navarra las reglas de conservación del Reglamento también rigen para el IVA, aunque sus haciendas pueden fijar formas propias de cumplir la facturación. En Canarias, Ceuta y Melilla hay IGIC o IPSI en lugar de IVA.
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