Fuera del País Vasco y Navarra no es obligatorio facturar con programa, aunque tus facturas a empresas y profesionales tendrán que ser electrónicas desde octubre de 2027 o de 2028. Si usas uno, tiene que cumplir Verifactu y tener la declaración responsable de su fabricante. Hacienda prevé aplazar Verifactu a octubre de 2028, pero hasta que salga en el BOE la fecha legal para autónomos sigue siendo antes del 1 de julio de 2027. Gratis tienes la aplicación de la AEAT, sin tickets.
¿Buscas un programa de facturación para autónomos y no sabes si es obligatorio ni cuál elegir? Fuera del País Vasco y Navarra, hoy ninguna norma te obliga a usarlo: una factura a mano o con una plantilla vale igual si cumple el Reglamento de facturación. Eso cambiará para tus facturas a empresas y profesionales con la factura electrónica obligatoria, en octubre de 2027 o de 2028.
Si usas un programa, tiene que cumplir Verifactu. Hacienda anunció el 5 de octubre de 2026 que prevé aplazarlo hasta octubre de 2028, pero mientras ese aplazamiento no se publique en el BOE la fecha legal sigue siendo la de 2027: antes del 1 de julio para los autónomos.
Lo mínimo es exigirle la declaración responsable de su fabricante, y la opción gratis oficial es la aplicación de la AEAT, sin límite de facturas pero sin tickets. Aquí ves qué exigir, qué opciones gratis hay y cuándo compensa pagar.
Una factura vale igual hecha a mano, con talonario, con una plantilla o con un programa, siempre que cumpla el Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012): que lleve sus datos obligatorios y que, mientras la conservas, se pueda garantizar su origen, que no ha cambiado y que se puede leer. Si haces todas tus facturas a mano, Verifactu no te afecta.
¿Y Word o Excel? Si solo los usas para escribir, sacar, imprimir y guardar la factura, no son un programa de facturación, aunque hagas listados con sumas. Sí lo son si la hoja procesa los datos para sacar tus libros registro, tu contabilidad u otro resultado para tus impuestos, por ejemplo con una macro (una tarea automática de la hoja) que genera el libro de facturas expedidas. También lo son una aplicación de facturación, el TPV o la caja con la que sacas tickets y la tienda online con la que facturas. Tienes todos los casos en qué es Verifactu y cuándo es obligatorio.
Si facturas con un programa, aunque sea solo para una parte de tu actividad, tiene que cumplir Verifactu desde tu fecha límite, salvo que lleves los libros del IVA por el Suministro Inmediato de Información (SII). Hacienda prevé aplazar las obligaciones pendientes de Verifactu hasta octubre de 2028, pero mientras no salga en el BOE la fecha legal sigue siendo la de 2027: antes del 1 de julio para los autónomos. Y la factura electrónica obligatoria entre empresas y profesionales, que llega en octubre de 2027 o de 2028, pedirá para esas facturas un programa preparado o la solución pública y gratuita de la AEAT (te lo contamos más abajo). Fuera de eso, la ventaja de un programa es práctica: numera y hace las cuentas por ti.
Con domicilio fiscal en Álava, Bizkaia o Gipuzkoa, Verifactu no se te aplica: allí rige TicketBAI, un sistema parecido que depende de cada Hacienda foral. En Álava alcanza a todos los que tienen una actividad económica, salvo supuestos de no sujeción o exoneración, así que allí no vale facturar a mano ni con una plantilla. En Gipuzkoa, desde el 1 de junio de 2023 TicketBAI se exige a todos los que ejercen actividades económicas, así que tampoco vale facturar a mano ni con una plantilla (salvo exoneración). Su Hacienda foral ofrece gratis FakturaBAI, una aplicación web básica para emitir facturas TicketBAI desde su sede electrónica, sin límite de facturas, aunque no sirve para facturar a las Administraciones públicas ni para algunas operaciones que excluye. También publica los programas inscritos en su registro de software TicketBAI. En Bizkaia también rige TicketBAI: consulta su alcance en su Hacienda foral.
En Navarra tampoco se aplica Verifactu: pregunta a su Hacienda foral qué sistema te toca. En Canarias, Ceuta y Melilla sí se aplica, con el IGIC o el IPSI donde el reglamento dice IVA. Lo que contamos aquí de la aplicación de la AEAT, la declaración responsable y los gastos en el IRPF es para el territorio común.
Antes de contratar, pasa el programa por esta lista de requisitos legales. Casi todos los compruebas tú con una factura de prueba.
| Qué exigir | Qué norma lo pide | Cómo lo compruebas tú |
|---|---|---|
| Que cumpla Verifactu y tenga la declaración responsable de su fabricante | Real Decreto 1007/2023 (art. 13) y Orden HAC/1177/2024 (art. 15) | La declaración tiene que verse en el propio programa, en la versión o el plan que vas a usar |
| Que ponga el código QR en cada factura y, si envía los registros a la AEAT, la frase «VERI*FACTU» | Reglamento de facturación (art. 6.5, añadido por el Real Decreto 1007/2023) | Haz una factura de prueba y mira que salga el QR |
| Que la factura lleve todos los datos obligatorios, con numeración correlativa por series y las rectificativas en una serie aparte | Reglamento de facturación (art. 6.1) | Haz una factura y una rectificativa de prueba y revisa número, serie y datos |
| Que desglose el IVA y, si vendes bienes a comerciantes minoristas, el recargo de equivalencia | Reglamento de facturación (art. 6.1), Ley del IVA (art. 156) y Real Decreto 1007/2023 (art. 10.1) | Mira que el tipo y la cuota salgan aparte de la base |
| Que te deje indicar la retención de IRPF cuando tu cliente tenga que practicarla | Reglamento del IRPF (art. 76.1); el de facturación no la incluye | Busca el campo de retención en una factura de prueba |
| Que te deje descargar tus facturas para conservarlas y, si no envía los registros a la AEAT, exportar esos registros | Reglamento de facturación (art. 19) y Ley General Tributaria, para conservar las facturas; Real Decreto 1007/2023 (arts. 8.2 y 16.2), para exportar los registros si el programa no los envía | Busca la opción de exportar y pregunta qué pasa con tus datos si te das de baja |
| Que esté preparado para la factura electrónica cuando te toque | Real Decreto 238/2026 | Pregunta si emitirá en formato estructurado y mandará la copia a la solución pública de la AEAT |
Lo que no tienes que exigir, porque no existe: fuera del País Vasco y Navarra, ningún programa está homologado ni certificado por Hacienda. Y personalizar la plantilla, cobrar desde la factura o tener app en el móvil es comodidad, no un requisito legal.
La AEAT no homologa, no certifica y no registra programas. Es el fabricante quien certifica que el suyo cumple, con una declaración responsable que tiene que verse en el propio programa y estar a tu disposición cuando lo compras. Cada versión, también la del plan gratis, necesita la suya. Las facturas salen con un código QR y, si el programa envía todos los registros a la AEAT, con la frase «VERI*FACTU». Como el plazo de los fabricantes ya venció (la AEAT da el 29 de julio de 2025), lo que se vende hoy tendría que venir adaptado. Más detalle en nuestra guía de Verifactu.
⚠️ La responsabilidad es tuya, aunque te haga las facturas otra persona con su programa, por ejemplo tu gestor. Desde tu fecha límite, tener un programa sin la declaración responsable que debería tener, o alterado, es una infracción grave con multa fija de 50.000 euros por cada ejercicio.
El programa tiene que poner en cada factura todos los datos obligatorios (están en qué datos tiene que llevar una factura), numerar de forma correlativa dentro de cada serie y llevar las rectificativas en una serie aparte, igual que las que emite por ti tu cliente o un tercero.
Los tickets (facturas simplificadas) solo caben hasta 400 euros con IVA incluido en cualquier operación, para una rectificativa o hasta 3.000 euros con IVA en las actividades de una lista, como las ventas al por menor o la hostelería y restauración. No depende solo de que vendas a particulares, y hay operaciones en las que nunca caben: lo vemos en tipos de facturas.
En los impuestos, que desglose el IVA y, si vendes bienes a comerciantes minoristas que no son sociedades mercantiles, el recargo de equivalencia (con carácter general, el 5,2 %; si solo prestas servicios, no lo aplicas). La retención de IRPF no es un dato obligatorio de la factura: la practica tu cliente si lo que cobras la lleva (por ejemplo, si tu actividad es profesional) y te paga una empresa, otra entidad o un autónomo dentro de su actividad. Que el programa la refleje ayuda, pero quien la pide es la norma del IRPF.
Tienes que conservar las facturas que recibes y las copias de las que emites, ordenadas y con su contenido original, durante cuatro años desde el día siguiente al fin del plazo de la declaración en la que cuenta cada una (más, si justifican datos con efecto en años posteriores), aunque cambies de programa o dejes de pagarlo. Si eres empresario, el Código de Comercio te pide guardar la documentación de tu negocio seis años desde el último asiento de tus libros. Y la Ley General Tributaria te exige ese plazo, o el tuyo si es mayor, para las facturas que sirven para los impuestos de otros, como tus clientes. Si llevas en el ordenador los libros registro del IRPF, guarda también los programas y ficheros que les sirven de soporte (repasa los libros registro que tiene que llevar un autónomo).
Por eso, mira antes de contratar que podrás sacar tus datos. Un programa que no envía los registros a la AEAT tiene que dejarte exportar sus registros en un formato legible. Si los envía (un sistema VERI*FACTU), la AEAT te exime de guardarlos y exportarlos tú, y esa opción puede no estar. La aplicación de la AEAT te deja descargar cada factura en PDF, pero no exportar los registros a otro programa. Y si cambias, solo puedes quedarte con un programa antiguo sin adaptar a Verifactu si ya no puede facturar. Lo aconsejable, según la AEAT, es exportar sus registros y no conservarlo (qué hacer con el programa antiguo). Y desde tu fecha límite, si sustituyes o actualizas el programa, guarda también la declaración responsable del anterior, como pide la AEAT.
Si eres autónomo, lo normal es que en octubre de 2028. La factura electrónica obligatoria llega en octubre de 2027 para quien tuvo un volumen de operaciones de más de 8 millones de euros el año anterior y en octubre de 2028 para el resto. Hoy esta obligación todavía no se aplica a nadie, y solo afectará a tus facturas a empresas y profesionales con sede en España: no a las de particulares ni a los tickets, salvo los que llevan los datos del cliente.
Pídele al programa que emita en un formato estructurado (un PDF no lo es) y que mande una copia de cada factura a la solución pública de la AEAT, o usa esa solución, que es gratuita. Es una obligación distinta de Verifactu, que regula el programa con el que facturas: tienes el calendario en factura electrónica obligatoria.
Si buscas un programa para hacer facturas gratis, tienes tres caminos. Cuál te sirve depende de qué facturas haces.
| Opción | ¿Cumple Verifactu? | Límites | Para quién |
|---|---|---|---|
| A mano, con talonario o con una plantilla de Word o Excel | No le afecta, si la hoja solo sirve para escribir, imprimir y guardar | Numeración y cuentas a tu cargo. Solo fuera del País Vasco y Navarra. No vale si haces otras facturas con programa, ni para tus facturas a empresas y profesionales cuando llegue la factura electrónica | Pocas facturas y sin prisa por automatizar |
| La aplicación gratuita de la AEAT | Sí: es un sistema VERI*FACTU y envía siempre los registros a la AEAT | Sin tickets ni varios destinatarios, sin algunos regímenes especiales y sin exportar los registros a otro programa | Facturas completas a clientes identificados, sin idea de cambiar de programa |
| Planes gratis de programas privados | Solo si esa versión o ese plan tiene su declaración responsable | Pueden limitar facturas o clientes, recortar funciones o pasar a ser de pago tras una prueba | Probar antes de pagar, si te deja llevarte tus datos |
Gratis no quiere decir que no cumpla, ni de pago que sí: lo que cuenta es la declaración responsable.
💡 No mezcles factura a mano y programa. Según la AEAT, con carácter general, si usas un programa que expide facturas toda tu facturación tiene que ser informática. Sí puedes tener varios programas, como un TPV para los tickets y otro para las facturas completas, si todos cumplen.
Hay dos opciones públicas y gratuitas más, para casos concretos. Si tu domicilio fiscal está en Gipuzkoa, la de su Hacienda foral es FakturaBAI, para emitir facturas TicketBAI (la vemos en el apartado del País Vasco). Y para facturar a una Administración pública tienes MiFacturae, la aplicación web gratuita del Ministerio de Transformación Digital y Función Pública: hace la factura electrónica en formato Facturae y la envía por FACe, el punto de entrada de facturas de la Administración General del Estado. Sustituye a la antigua aplicación de escritorio Facturae, que ya no tiene soporte técnico.
Según la AEAT, si no usas ningún otro programa de facturación y la Ley 25/2013 te obliga a facturar electrónicamente a esa Administración, usar MiFacturae para esas facturas es una excepción a la regla de arriba: no tienes que pasar a un programa el resto de tu facturación. La excepción no vale para las facturas que haga otro programa de facturación en formato Facturae conectado con FACe.
Funciona en la sede electrónica de la AEAT, sin instalar nada, y entras con Cl@ve Móvil, certificado o DNI electrónico. Envía siempre los registros a Hacienda, así que cumple Verifactu, y no tiene límite de facturas. Está pensada para autónomos, profesionales y empresas que facturan poco y no tienen programa propio. Sus límites son los que deciden:
Sí hace rectificativas, aplica el recargo de equivalencia y deja reflejar la retención. Encaja con quien emite facturas completas a clientes identificados y no prevé cambiar de programa, porque si empiezas a enviar registros con ella sigues en esa modalidad al menos hasta el final del año del primer envío (en el periodo de pruebas, antes de tu fecha límite, puedes dejarla). Más detalle en la guía de Verifactu.
Muchos programas privados tienen una versión gratis, con límites que cambian de uno a otro: pocas facturas o clientes al mes, funciones recortadas o una prueba que pasa a ser de pago. Antes de empezar, comprueba tres cosas:
Y si llegas al límite, no vuelvas a la factura a mano: si ya facturas con programa, toda tu facturación tiene que ir por programa.
El mejor programa es el que encaja con las facturas que haces. Busca tu caso:
Y si pagas, esa cuota no es dinero perdido del todo.
En estimación directa (normal o simplificada), es decir, si tributas por tus ingresos y gastos reales, lo que pagas por el programa que usas en tu actividad es un gasto deducible en el IRPF, justificado con la factura del proveedor:
Si tu actividad da derecho a deducir, el IVA de la cuota lo recuperas en tu declaración de IVA (el modelo 303, trimestral para la mayoría de autónomos). Necesitas la factura a tu nombre y usar el programa en operaciones que den derecho a deducir. Lo dan las sujetas y no exentas, algunas exentas (como las exportaciones y las entregas de bienes a otro Estado miembro) y las que se entienden hechas fuera de España pero darían derecho a deducir si se hicieran aquí (con carácter general, los servicios a empresas y profesionales con sede fuera de España). Si no lo deduces en ese periodo, puedes hacerlo en los siguientes mientras no pasen cuatro años. Con estas excepciones:
🧮 Un ejemplo con números redondos e inventados: si tu programa cuesta 20 euros al mes más el IVA del 21 %, que son 4,20 euros, al año pagas 240 euros de cuota y 50,40 euros de IVA. Si tu actividad da derecho a deducir, esos 50,40 euros los recuperas en tus declaraciones de IVA y, en estimación directa, los 240 euros reducen tu rendimiento neto en el IRPF. Cuánto te ahorras en el IRPF depende de tu tipo marginal.
Al buscar programa vas a leer de todo. Estas son las ideas equivocadas más repetidas, con lo que dice la AEAT:
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