Qué gastos son deducibles en la renta y cómo deducirlos

Deducir gastos en la renta es una de las pocas cosas buenas que existen en la renta. Si alguna vez te has preguntado qué gastos puedes deducir en tu declaración de la renta y cómo hacerlo, no te preocupes, en este artículo te explicamos de manera sencilla y práctica todo lo que necesitas saber sobre los gastos deducibles en la renta. ¡Vamos allá! 

¿Qué es un gasto deducible?

Un gasto deducible es aquel que puedes restar de tus ingresos totales a la hora de calcular el impuesto sobre la renta. Esto significa que, al deducir estos gastos, pagas menos impuestos porque disminuyen la base imponible sobre la que se calcula el impuesto. Vamos, en resumen, al deducirte gastos pagarás menos impuestos. 

Estos gastos son necesarios para generar los ingresos y deben estar claramente relacionados con la actividad económica que realizas. Para entender mejor este concepto, es importante saber que no todos los gastos que realizas pueden ser considerados como deducibles.  

Los gastos deducibles son aquellos que cumplen con ciertos criterios establecidos por la normativa fiscal. No te puedes deducir el gasto por ir a comprar el pan, por ejemplo. En el siguiente apartado te contamos qué requisitos hay. 

Requisitos para que un gasto sea deducible 

Para que un gasto pueda ser considerado deducible en la declaración de la renta, es necesario que cumpla con una serie de requisitos específicos establecidos por la normativa fiscal española. Estos requisitos están diseñados para asegurar que solo se deduzcan aquellos gastos que realmente están relacionados con la actividad económica y que se puedan justificar de manera adecuada.  

1. Vinculación directa con la actividad económica 

El primer y más importante requisito es que el gasto esté directamente relacionado con la actividad económica que desarrollas. Esto significa que debe ser un gasto necesario para la generación de los ingresos. Por ejemplo, si eres un profesional que ofrece servicios de consultoría, los gastos en equipos informáticos, software, y suministros de oficina son considerados deducibles porque son necesarios para llevar a cabo tu actividad. 

Solo se pueden deducir aquellos gastos que se han generado en el ejercicio de la actividad y que son imprescindibles para la obtención de esos ingresos. Si un gasto no tiene esta vinculación clara y directa, lo sentimos, pero no podrá ser considerado fiscalmente deducible. 

2. Justificación documental 

Para que un gasto sea deducible, tiene que estar respaldado por la documentación adecuada. Esto generalmente implica que el gasto debe estar justificado mediante una factura o recibo. 

La factura debe ser clara, detallada y debe contener toda la información necesaria, como el nombre del emisor, el concepto del gasto, y el importe. Si no tienes la documentación apropiada, la Agencia Tributaria puede rechazar la deducción del gasto. 

No obstante, la factura no es el único medio de justificación. Aunque es el documento principal, la Administración Tributaria puede aceptar otros tipos de prueba si cuestiona la validez de la operación. En este caso, será tu responsabilidad proporcionar evidencia suficiente para demostrar que el gasto fue realmente incurrido y está relacionado con la actividad económica. 

3. Registro contable adecuado 

Otro requisito fundamental es que el gasto esté correctamente registrado en la contabilidad o en los libros-registro que, de manera obligatoria, deben llevar los contribuyentes que desarrollan actividades económicas.  

Esto asegura que el gasto se ha realizado efectivamente y facilita la verificación por parte de la Agencia Tributaria. El registro contable también debe cumplir con los principios de imputación temporal, que en cristiano significa que los gastos deben ser registrados en el período fiscal correspondiente, es decir, en el ejercicio en el que realmente se han producido. Esto evita que los contribuyentes manipulen los resultados fiscales distribuyendo gastos de manera inapropiada a lo largo de varios ejercicios. Vamos, que no puedes hacer trampas. 

4. Necesidad y razonabilidad del gasto 

Además de estar vinculado a la actividad y correctamente documentado, el gasto debe ser necesario y razonable. La Agencia Tributaria evalúa si el gasto es necesario para la obtención de ingresos y si su importe es razonable en relación con la actividad económica. Por ejemplo, un gasto excesivo en lujos que no guarde proporción con el volumen de ingresos puede ser cuestionado por la administración. 

5. Proporcionalidad en caso de uso mixto 

Si un bien o servicio se utiliza tanto para fines personales como profesionales, solo se puede deducir la parte proporcional que corresponde al uso profesional. Por ejemplo, si usas tu coche tanto para trabajo como para uso personal, solo podrás deducir un porcentaje de los gastos relacionados con el vehículo, correspondiente al uso profesional. 

Gastos que no se pueden deducir

Lamentablemente no todos los gastos son deducibles, y es fundamental conocer cuáles no pueden incluirse en tu declaración de la renta para evitar problemas con Hacienda. Algunos de los principales gastos no deducibles incluyen: 

• Gastos personales 

Uno de los errores más comunes es intentar deducir gastos personales que no están relacionados con la actividad económica. Por ejemplo, los gastos en vacaciones, compras personales, o cualquier otro gasto que no tenga una vinculación directa con la obtención de ingresos en tu negocio o profesión no son deducibles.  

Este tipo de gasto está completamente excluido de la posibilidad de deducción porque no contribuye a la actividad económica que se está declarando. 

• Multas y sanciones 

Las multas y sanciones impuestas por la administración pública, como sanciones de tráfico o multas por incumplimientos normativos, no son deducibles en ninguna circunstancia.  

• Donaciones no vinculadas al mecenazgo 

Aunque las donaciones pueden ser deducibles en algunos casos, no todas las donaciones califican para esta deducción. Solo las donaciones realizadas a entidades y causas específicas que cumplen con los requisitos de mecenazgo establecidos por la ley pueden ser deducidas.  

Las donaciones a personas individuales o a organizaciones que no cumplen con estos requisitos no pueden ser deducidas en la declaración de la renta. 

Qué gastos se pueden incluir en la renta

En contraposición a los gastos no deducibles, existen varios gastos que sí puedes deducir en tu declaración de la renta, siempre que estén justificados y relacionados con tu actividad económica. Algunos de los más comunes son: 

• Gastos de personal 

Los sueldos y salarios que pagas a tus empleados, así como las cotizaciones a la Seguridad Social a cargo de la empresa, son deducibles. Estos gastos son fundamentales para el funcionamiento de cualquier negocio y están directamente relacionados con la obtención de ingresos, por lo que se permiten como deducciones. 

• Gastos de alquiler 

Si alquilas un local, oficina o cualquier otro inmueble para el desarrollo de tu actividad, el coste del alquiler es deducible. Además, en algunos casos, puedes deducir los gastos asociados, como los impuestos sobre la propiedad o los gastos de comunidad. 

• Suministros 

Los gastos en suministros esenciales para el desarrollo de tu actividad, como la electricidad, el agua, el gas, y el internet, son deducibles. Estos gastos deben estar justificados como necesarios para la operación diaria de tu negocio . 

• Gastos financieros 

Si has solicitado préstamos o créditos para financiar tu actividad económica, los intereses que pagas por estos préstamos son deducibles. Esto incluye tanto los intereses de préstamos bancarios como los de otras formas de financiación que hayas utilizado para el desarrollo de tu actividad. 

• Gastos por servicios de profesionales independientes

Los conocidos como gastos de profesionales independientes hacen referencia al pago de servicios prestados por diferentes profesionales, siempre en el auxilio de la actividad económica que se desarrolle. Entre otros, podemos encontrar a: abogados, auditores, economistas, notarios, mediadores, etc.

• Por movilidad geográfica

Podrás aplicar la movilidad geográfica cuando te hayas mudado a otro municipio para empezar un trabajo, siempre que antes de empezar ese trabajo estuvieses dado de alta como demandante de empleo. Para poder aplicarte la deducción por movilidad geográfica es IMPRESCINDIBLE haber estado dado de alta en el paro y, con posterioridad, haber encontrado un trabajo que te obligue a cambiar tu municipio de residencia.

Gastos deducibles para autónomos

Si eres autónomo, tienes derecho a deducir una serie de gastos adicionales específicos a tu forma de trabajo, siempre que estén relacionados con tu actividad. 

1. Vehículo: Si utilizas tu vehículo para el desarrollo de tu actividad profesional, puedes deducir una parte proporcional de los gastos de mantenimiento, reparaciones, combustible, seguro, y otros relacionados. La deducción se basa en el porcentaje de uso profesional del vehículo en relación con su uso personal.  

2. Manutención 

Como autónomo, puedes deducir los gastos de manutención durante tu jornada laboral, siempre y cuando estos gastos se realicen en establecimientos de restauración y se paguen mediante medios electrónicos que puedan ser justificados. Además, los importes a deducir tienen un límite diario que depende de si la comida se realiza dentro o fuera de España. 

3. Oficina en casa 

Si trabajas desde casa, puedes deducir una parte proporcional de los gastos de la vivienda, como el alquiler o la hipoteca, así como los suministros de electricidad, agua, internet, etc. La deducción debe calcularse en función del porcentaje del espacio de tu vivienda que utilizas exclusivamente para tu actividad profesional. 

Te ayudamos a deducir tus gastos en la renta 

Deducir correctamente tus gastos en la declaración de la renta puede ahorrarte mucho dinero. Asegúrate de cumplir con los requisitos y de llevar un buen registro contable. Y si lo que quieres es facilitar todo este proceso y asegurarte de que no te dejas ningún gasto deducible sin incluir, en TaxDown nos encargamos de hacerlo por ti. 

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