¿Qué es el NIF o el número de identificación fiscal? 

Publicado el 14/09/2023 por
Alvaro Icaza
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Documentación
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El Número de Identificación Fiscal, más conocido como NIF, es uno de los conceptos fiscales más básicos que podemos conocer. Es más, de hecho lo conoces. Y si no, sigue leyendo. 

Porque... ¿qué es exactamente el NIF y por qué es tan importante? Básicamente, el NIF es como el DNI de una empresa o profesional autónomo en el ámbito tributario. Pero no solo eso, es también la identidad fiscal de cualquier contribuyente que permite realizar cualquier tipo de actividad económica o acto administrativo en España. ¡Casi nada!  

En otras palabras: el NIF es, realmente... ¡tu número de DNI! Toma giro de guion.  

Pero esto solo es una simple definición. El NIF es un concepto con muchas aristas y complejidades que vamos a desarrollar y resolver aquí mismo. Porque no es lo mismo un NIF para una empresa que para un contribuyente normal. 

¿Cómo se obtiene el NIF? 

Si eres un simple y mortal contribuyente, tu NIF vendrá en tu DNI. Pero si necesitas solicitar el NIF para una empresa, el proceso para obtenerlo, como cualquier otro trámite administrativo, puede parecer complicado, pero con las instrucciones correctas y mucha paciencia, todo se simplifica.  

El primer paso es acudir a la Agencia Tributaria, ya sea físicamente o a través de su web. Allí, deberás completar y presentar el modelo 036 o 037, según tu caso particular. Importante: si decides hacer el proceso de forma online, asegúrate de tener la clave PIN.  

Pero claro, ojalá pedir el NIF para tu empresa fuera tan fácil. Porque no es solo rellenar un formulario y esperar. ¡Esto es España! Y en nuestro país los trámites administrativos son una pesadilla. Por eso, después, tienes que tener toda la documentación necesaria en orden, ya que cualquier error o falta puede hacer que la solicitud se retrase o, incluso, sea denegada. ¡Y tendrías que repetir el proceso! 

Ilustración de tarjeta de identificación fiscal

¿Quién está obligado a tener un NIF? 

No todo el mundo está obligado a tener NIF, pero sí la inmensa mayoría.  

Todo ciudadano español, sea por nacimiento o nacionalización, tiene un NIF desde que se le otorga su DNI. Además, todas las empresas, entidades y profesionales autónomos que deseen operar en España deben tener un NIF. 

Además, cualquier español que resida en el extranjero tienen que tener un NIF si tienen que entablar relaciones con la Agencia Tributaria. 

Los extranjeros también tienen una variante del NIF conocida como NIE, algo esencial si quieren residir, trabajar o hacer negocios en territorio español. Si no tienen NIE, será necesario tener un NIF y, en ese caso, su NIF será su NIE. Menudo lío de palabras, ¡pero es así! 

¿Cómo es el Número de Identificación Fiscal o NIF? 

El NIF tiene una estructura específica que permite identificar fácilmente si pertenece a una persona física o jurídica. Por lo general, está formado por nueve caracteres, y combina letras y números. 

  • En el caso de las personas físicas, es el número del DNI. Es decir, ese conjunto de siete dígitos que te sabes de memoria. 
  • Las empresas, en cambio, poseen un código que comienza con una letra (indicando la forma jurídica de la entidad) seguido de siete dígitos y culminando con una letra de control. 
Una mano sosteniendo una tarjeta

 
¿Cómo se solicita el Número de Identificación Fiscal de una persona jurídica o entidad? 

Como te decíamos más arriba, solicitar el NIF para una entidad o persona jurídica requiere un poco más de esfuerzo que para una persona física. Si eres una persona física, con tener tu DNI ya lo tendrías listo.  

Sin embargo, para una persona jurídica o una empresa es fundamental tener a mano la Escritura de Constitución, un documento esencial que demuestre la creación legal de tu entidad. 

El proceso comienza rellenando el modelo 036. En este formulario, es vital indicar el nombre de la entidad, marcar las casillas correspondientes y asegurarse de que esté firmado por la persona autorizada. Un rollo, vaya. 

¿Cuál es el plazo para solicitar el NIF? 

Ojo, que esto es importante. Una vez que se hayas constituido de forma legal una empresa o entidad, ¡solo dispones de un mes para solicitar el NIF! No cumplir con este plazo puede acarrear problemas, retrasos y posibles sanciones de Hacienda. Y “sanciones” y “Hacienda” son dos palabras que formuladas en una misma oración hacen hiperventilar hasta al mismísimo Chuck Norris. 

No obstante, si la empresa aún está en proceso de inscripción en el Registro Mercantil, te darán un NIF provisional. Una vez que se complete el proceso de registro, se debe actualizar a un NIF definitivo. 

Una mujer sosteniendo una tarjeta donde pone ID

¿Dónde se solicita el NIF? 

Como ya se mencionó en los párrafos anteriores, la solicitud se realiza en la Agencia Tributaria. Pero, ¿cómo? Existen dos formas principales: 

  • Presencial: tienes que ir a las oficinas de la Agencia Tributaria. Es fundamental llevar toda la documentación necesaria y pedir cita previa. En cuanto a la documentación que tienes que llevar, apunta: fotocopia del DNI, la Escritura de la Constitución de la Sociedad y una copia de la misma, el certificado de Inscripción en el Registro Mercantil y... eso es todo.  
  • Online: Si tienes un certificado electrónico o estás registrado en el sistema Clave PIN, puedes hacer la solicitud desde la comodidad de tu casa u oficina. Es una opción rápida, sencilla y cada vez más popular entre autónomos y empresas. Porque te ahorras tiempo, mucho tiempo. 

Tu número de identificación fiscal y cada vez el de más gente 

El NIF no es simplemente un número; es la identidad fiscal que te permitirá operar de forma legal y sin problemas en España. Ya sea que estés aventurándote en el maravilloso mundo del autónomo por primera vez, o creando una nueva empresa, tener tu NIF en una regla esencial en España.  

Y si eres una persona normal y corriente, asalariada, tener NIF también es esencial. Y, de hecho, lo tienes. Porque tener DNI implica tener un NIF. Así de fácil.  

Y ahora que sabes cómo solicitarlo, ¿para qué esperar? Asegúrate de seguir los pasos, tener toda la documentación en orden y, sobre todo, no perder de vista los plazos ni perder la paciencia durante el proceso. Montar una empresa o ser autónomo en España ya es difícil... ¡no lo hagas más complicado! 

Preguntas frecuentes sobre el Número de Identificación fiscal o NIF

¿Cómo se emplea el NIF?

El NIF se utiliza como medio de identificación fiscal. Tanto personas físicas como jurídicas deben incluirlo en todos los documentos relacionados con sus actividades económicas, como facturas, declaraciones tributarias y cualquier otra documentación oficial ante la Administración Pública. 

¿Se puede perder el NIF?

No, el NIF no se "pierde" en el sentido literal, ya que siempre está asociado a una persona o entidad. Sin embargo, si no se cumplen ciertas obligaciones fiscales, la Agencia Tributaria puede revocar o suspender temporalmente su validez, impidiendo la realización de operaciones económicas hasta su respectiva regularización. 

¿Cómo se obtiene el NIF-IVA?

El NIF-IVA se solicita a través de la Agencia Tributaria (AEAT) presentando el modelo 036. Tras marcar las casillas correspondientes (130, 582 y 584) y proporcionar la información requerida, tienes que esperar la aprobación de la Agencia Tributaria. Una vez aprobado, el solicitante queda inscrito en el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI) y puede realizar operaciones comerciales dentro de la Unión Europea. 

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